คำยืนยันจากบุคคลภายนอก (หลักฐานในการตรวจสอบบัญชี)

การขอคำยืนยันจากบุคคลภายนอก เป็นวิธีการตรวจสอบตามมาตรฐานการสอบบัญชีที่รับรองทั่วไปที่ถูกกำหนดไว้ในการรวบรวมหลักฐานการสอบบัญชีของผู้สอบบัญชี

ตามมาตรฐานการสอบบัญชี รหัส 505 เรื่องการขอคำยืนยันจากบุคคลภายนอก ได้ระบุไว้ว่าการใช้วิธีการขอคำยืนยันจากบุคคลภายนอกของผู้สอบบัญชีนั้นก็เพื่อให้ได้มาซึ่งหลักฐานการสอบบัญชีตามข้อกำหนดในมาตรฐานการสอบบัญชีรหัส 330 “วิธีปฏิบัติของผู้สอบบัญชีในการตอบสนองต่อความเสี่ยงที่ได้ประเมินไว้” และรหัส 500 “หลักฐานการสอบบัญชี”

การรวมรวมหลักฐานของผู้สอบบัญชีจึงต้องใช้วิธีการรวบรวมให้ได้หลักฐานที่มีความน่าเชื่อถือ ความน่าเชื่อถือของหลักฐานการสอบบัญชีขึ้นอยู่กับแหล่งที่มาและลักษณะของหลักฐานการสอบบัญชี รวมถึงสถานการณ์ที่ได้รับหลักฐานนั้น ลักษณะทั่วไปเกี่ยวกับความน่าเชื่อถือของหลักฐานการสอบบัญชี มีดังนี้

• หลักฐานที่ได้รับจากแหล่งข้อมูลภายนอกที่เป็นอิสระจากกิจการ มีความน่าเชื่อถือมากกว่าหลักฐานภายใน
• หลักฐานที่ผู้สอบบัญชีได้รับโดยตรง ย่อมมีความน่าเชื่อถือมากกว่าหลักฐานที่ผู้สอบบัญชีบัญชีไม่ได้รับเองโดยตรงหรือมาจากการสรุปจากหลักฐานแวดล้อมอื่น
• หลักฐานการสอบบัญชีจะมีความน่าเชื่อถือเพิ่มขึ้น ถ้าเป็นหลักฐานที่อยู่ในรูปเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นกระดาษ อิเล็กทรอนิกส์ หรือสื่ออื่น ๆ

ประเภทการขอคำยืนยัน

ในการขอคำยืนยันจากบุคคลภายนอก เป็นวิธีการที่ผู้สอบบัญชีจะได้รับหลักฐานโดยตรงที่เป็นลายลักษณ์อักษรจากบุคคลภายนอก ซึ่งเป็นผู้ให้คำยืนยันในรูปของกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์หรือสื่ออื่น ๆ ซึ่งมี 2 ประเภทของการขอคำยืนยันดังนี้

1.การขอคำยืนยันแบบตอบทุกกรณี

เป็นการขอคำยืนยันโดยขอให้ผู้ให้คำยืนยันตอบกลับโดยตรงต่อผู้สอบบัญชี เพื่อยืนยันว่าข้อมูลในใบคำขอยืนยันนั้นถูกต้อง หรือมีข้อทักท้วง หรือให้ข้อมูลตามที่ผู้สอบบัญชีร้องขอ

การขอคำยืนยันแบบตอบกลับทุกกรณี เป็นการขอให้ผู้ให้คำยันยืนตอบกลับคำยืนยันต่อผู้สอบบัญชีในทุกกรณี ไม่ว่าจะเป็นการแสดงให้เห็นว่า ผู้ให้คำยืนยันเห็นด้วยกับข้อมูลที่ให้ไว้ในคำขอยืนยัน หรือกรณีที่ข้อมูลไม่ตรง ก็ขอให้ผู้ให้คำยืนยันให้ข้อมูลที่เห็นแตกต่างแก่ผู้สอบบัญชี การตอบกลับของคำยืนยันแบบตอบกลับทุกกรณีโดยทั่วไปคาดว่าเป็นการให้หลักฐานการสอบบัญชีที่น่าเชื่อถือ

อย่างไรก็ตามวิธีนี้จะมีความเสี่ยงถ้าผู้ให้คำยืนยันตอบคำขอยืนยันโดยไม่ได้ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลก่อน ซึ่งผู้สอบบัญชีอาจลดความเสี่ยงโดยการขอคำยืนยันแบบตอบทุกกรณีโดยการไม่ระบุจำนวนเงินหรือข้อมูลอื่นในคำขอยืนยัน และขอให้ผู้ให้คำยืนยันเป็นผู้ระบุจำนวนเงินหรือหรือข้อมูลเอง แต่การใช้คำขอยืนยันที่ไม่ระบุข้อมูลดังกล่าวก็อาจส่งผลให้อัตราการตอบกลับต่ำกว่า เนื่องจากเป็นการเพิ่มภาระให้กับผู้ให้คำยืนยันมากขึ้นในการยืนยันยอด

2. การขอคำยืนยันแบบตอบเมื่อทักท้วง

เป็นการขอคำยืนยันโดยขอให้ผู้ให้คำยืนยันตอบกลับโดยตรงต่อผู้สอบบัญชี เฉพาะกรณีที่มีข้อทักท้วงเกี่ยวกับข้อมูลที่ระบุในใบคำขอยืนยัน การขอคำยืนยันแบบตอบเมื่อทักท้วงให้หลักฐานการสอบบัญชีที่น่าเชื่อถือน้อยกว่าการขอคำยืนยันแบบตอบกลับทุกกรณี ดังนั้นผู้สอบบัญชีต้องไม่ใช้การขอคำยืนยันแบบตอบเมื่อทักท้วงเป็นวิธีการตรวจสอบเพียงวิธีเดียวในการตรวจสอบเนื้อหาสาระ เพื่อตอบสนองต่อความเสี่ยงจากการแสดงข้อมูลที่ขัดต่อข้อเท็จจริง อันเป็นสาระสำคัญในระดับที่ผู้บริหารให้การรับรองถ้าไม่เกิดสถานการณ์ดังต่อไปนี้

1.ผู้สอบบัญชีประเมินว่าความเสี่ยงจากการแสดงข้อมูลที่ขัดต่อข้อเท็จจริง อันเป็นสาระสำคัญนั้นอยู่ในระดับต่ำ และได้รับหลักฐานการสอบบัญชีที่เหมาะสมอย่างเพียงพอสำหรับประสิทธิผลของการควบคุมที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่ผู้บริหารให้การรับรอง

2. ประชากรที่จะส่งคำยืนยันแบบตอบเมื่อทักท้วงมีจำนวนมาก ซึ่งแต่ละรายประกอบด้วยรายการและยอดคงเหลือจำนวนน้อย หรือมีเงื่อนไขที่เหมือนกัน

3. คาดว่าอัตราของการตอบกลับแบบมีผลต่างจะมีน้อยมาก

4. ผู้สอบบัญชีไม่คาดว่าจะมีสถานการณ์หรือเงื่อนไขใดที่เป็นเหตุให้ผู้ได้รับคำยืนยันแบบตอบเมื่อทักท้วงเพิกเฉยต่อคำขอยืนยันนั้น

การที่ผู้สอบบัญชีไม่ได้รับคำตอบกลับจากคำยืนยันแบบตอบเมื่อทักท้วง ไม่ได้แสดงว่ามีผู้ได้รับคำขอยืนยันแล้ว หรือมีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในคำยืนยันแล้ว การไม่ได้รับตอบกลับคำยืนยันแบบตอบเมื่อทักท้วงจึงให้หลักฐานการสอบบัญชีที่น่าเชื่อถือน้อยกว่าการยืนยันแบบตอบทุกกรณี ส่วนมากผู้ให้คำยืนยันสำหรับคำยืนยันแบบตอบเมื่อทักท้วง มักจะตอบทักท้วงเมื่อข้อมูลที่ไม่ตรงกันในคำยืนยันนั้นไม่เป็นผลดีต่อตนเอง และมักจะไม่ตอบในกรณีที่ข้อมูลนั้นเป็นผลดีต่อตนเอง เช่น เจ้าหนี้การค้าอาจไม่ตอบคำยืนยัน ถ้าเชื่อว่ายอดคงเหลือของบัญชีลูกหนี้การค้าของตนต่ำกว่าจำนวนเงินในคำขอยืนยัน แต่จะตอบเมื่อเชื่อว่ายอดคงเหลือของบัญชีลูกหนี้การค้าของตนสูงกว่าจำนวนเงินในคำขอยืนยัน ดังนั้นการส่งคำขอยืนยันแบบตอบเมื่อทักท้วงไปยังเจ้าหนี้การค้า อาจให้ประโยชน์กรณีที่พิจารณาแล้วเห็นว่า ยอดคงเหลือของเจ้าหนี้การค้าอาจต่ำไป แต่จะไม่มีประสิทธิผลถ้าผู้สอบบัญชีต้องการหาหลักฐานการสอบบัญชีสำหรับการแสดงยอดคงเหลือที่สูงเกินไป

บางส่วนจากบทความ: “การขอคำยืนยันจากบุคคลภายนอก” คอลัมน์ “ตรวจสอบบัญชี” โดย ดร.สิงห์ชัย อรุณวุฒิพงศ์  วารสารเอกสารภาษีอากร ปีที่ 37 ฉบับที่ 433 เดือนตุลาคม 2560