ทริคใช้งานสูตร Excel

สำหรับผู้ที่ใช้งานโปรแกรม Excel นี่คือเทคนิคการใช้งานสูตร Excel ที่คุณอาจไม่เคยรู้ 

1. กด TAB เพื่อใส่สูตรที่โปรแกรมแนะนำ

ขณะพิมพ์สูตร สามารถพิมพ์ไปนิดหน่อยจน Excel ขึ้นสูตรที่แนะนำให้ แล้วสามารถกด TAB เพื่อเลือกใช้สูตรนั้นได้เลย โดยไม่ต้องพิมพ์ให้จบ

2. กด F4 เพื่อ fix cell reference

เวลาพิมพ์สูตรที่เป็นชื่อ cell อยู่ ถ้าอยากจะ Fix cell reference เพื่อให้ตัว Cell ที่สูตรอ้างไม่เปลี่ยนไปเวลา copy สูตรไปยังช่องอื่น ๆ (เหมือนพิมพ์ $ ลงไปข้างหน้า) โดยสามารถกด F4 ได้เลย (กดได้ ไปเรื่อยๆ มันจะวน fix ให้ 3 แบบด้วยกัน คือ Fix ทั้งแถวทั้งหลัก, Fix แถวอย่างเดียว, Fix หลักอย่างเดียว)

3. กด F3 เพื่อเรียก Cell Name ที่ตั้งเอาไว้

เวลาพิมพ์สูตรอยู่ ถ้าอยากจะใช้ function กับ cell ที่ได้ตั้งชื่อไว้แล้ว สามารถกด F3 เพื่อเลือกว่าจะใช้ Cell ที่ตั้งชื่อเอาไว้แล้วอันไหน มันจะแสดง list ขึ้นมาให้ดูทุกอันเลย แต่ต้องมีการตั้งชื่อไว้ก่อน (การตั้งชื่อ Cell นั้น ให้เลือก cell หรือกลุ่ม cell ที่ต้องการ แล้วพิมพ์ชื่อไปในช่อง Name Box ที่อยู่ด้านซ้ายของช่องใส่สูตร)

4. กด F2 เพื่อแก้สูตร

เวลาพิมพ์สูตรเสร็จไปแล้ว ถ้าอยากกลับไปแก้สูตรอีกโดยไม่ใช่เมาส์คลิ๊กที่ช่องพิมพ์สูตร ให้เลือก Cell ที่ต้องการแล้ว กด F2

5. กด Alt + ปุ่มเท่ากับ (=) เพื่อ Auto SUM

ถ้าเรามีเลขพิมพ์เรียงๆ กันอยู่จากบนลงล่าง เราเลือกช่องที่อยู่ล่างถัดมาหนึ่งช่องแล้วกดปุ่ม Alt + (=) เพื่อ Auto Sum ได้เลย

6. กด Ctrl+Enter เพื่อใช้สูตรเดียวกันทีเดียวหลายๆ cell

ลากคลุม cell ทั้งหมดที่ต้องการใส่สูตร กดปุ่มเท่ากับ (=) เพื่อใส่สูตรตามปกติ แล้วกด Ctrl+Enter หลังจากใส่สูตรเสร็จ มันจะใช้สูตรนั้นเหมือนกันทุกช่อง โดยจะเปลี่ยน Cell reference ให้เองด้วย

7. การกำหนด cell ที่จะใช้งานต่อเวลาพิมพ์สูตรเสร็จ

กด Enter ไป cell ข้างล่าง, กด Ctrl+Enter อยู่ช่องเดิม, กด Tab ไปด้านขวา, กด Shift+Tab ไปด้านซ้าย, Shift+Enter ไปข้างบน

8. กด F9 เพื่อแปลงจากสูตรเป็นค่าที่แปลงผลแล้ว

หลังจากกด F2 เพื่อเข้าไปแก้ไขสูตร ลองกดปุ่ม F9 ดู สูตรที่ผูกติดกับ cell จะกลายเป็นค่าผลลัพธ์เลย (สามารถเลือกเป็นบางส่วนของสูตรแล้วกด F9 ดูผลได้ด้วย)

9. กด Ctrl + Shift + Enter เพื่อใช้สูตรแบบ Array Formula

บางสูตรของ Excel นั้น เราไม่สามารถกด Enter เฉย ๆ หลังจากใส่สูตรได้ เพราะว่าสูตรนั้นต้องการให้ Excel คำนวณโดยใช้ Array เช่น การใช้ Sum แบบเป็น range คูณกัน เช่น =SUM(A1:A10*B1:B10) จะต้องกด Ctrl+Shift+Enter หลังจากใส่สูตรเสร็จแล้วเท่านั้น ไม่งั้นมันจะ error

โดยในช่องใส่สูตรจะขึ้นเครื่องหมาย { } ครอบสูตรให้เอง เป็น {=SUM(A1:A10*B1:B10)} และเราจะใช้วิธีพิมพ์เข้าไปเองก็ไม่ได้ด้วย ผลลัพธ์ที่ได้ออกมาจะเป็นผลบวกของ A1*B1 + A2*B2 + A3*B3… A10*B10 ให้เราได้เลย

ครั้งนี้ขอยกตัวอย่างไว้เพียงเท่านี้ก่อน หากต้องการเรียนรู้เทคนิคต่าง ๆ ในการใช้งานสูตร Excel มากยิ่งขึ้น สามารถอบรมเพิ่มเติมได้จากหลักสูตร “Excel Advanced เทคนิคการใช้ Excel ขั้นสูง เพื่อประยุกต์ใช้ในการทำงานที่หลากหลายได้อย่างมีประสิทธิภาพ” และคอร์สสำหรับ excle อื่นๆ   ดูตารางอบรมสัมมนาได้ที่  https://goo.gl/NJxjZD 

เรื่อง : ทีมวิชาการ บริษัท สำนักพัฒนาการบริหารธรรมนิติ จำกัด