7 คุณสมบัติผู้สังเกต …. เพื่อประเมินพนักงาน

การสังเกต (Observe) เป็นหนึ่งในเครื่องมือการประเมิน Competency ของพนักงานที่ได้รับความนิยมมาก โดยผู้สังเกตต้องมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้ เพื่อที่จะประเมินพนักงานด้วยการสังเกตได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Observe หรือการ สังเกต เป็นหนึ่งในเครื่องมือการประเมินความสามารถหรือ Competency ของพนักงานที่ได้รับความนิยมมาก เป็นวิธีการประเมินที่ต้องอาศัยการติดตามและเฝ้าดูพฤติกรรมการแสดงออกของผู้ถูกประเมินโดยผู้สังเกตคอยทำหน้าที่จดบันทึกข้อมูลที่ได้จากการสังเกต เครื่องมือการประเมินด้วยวิธีการสังเกตจะมีประสิทธิภาพ ต้องอาศัยผู้สังเกตที่มีคุณสมบัติดังนี้

1.เข้าใจถึงพฤติกรรมที่สะท้อนถึงความสามารถของผู้ถูกประเมิน

ต้องศึกษาให้ชัดเจนว่าผู้ประเมินจะต้องสังเกตพฤติกรรมอะไร หากตนเองไม่เข้าใจถึงพฤติกรรมที่ต้องสังเกต ผู้ประเมินจะต้องสอบถามรายละเอียดของพฤติกรรมนั้นจากผู้ที่มอบหมาย ซึ่งอาจจะเป็นผู้บังคับบัญชาภายในหน่วยงานของตนเอง หรือเป็นผู้บริหารระดับสูงที่มอบหมายให้ท่านเป็นผู้สังเกตพฤติกรรมของพนักงาน เพื่อให้เกิดความเข้าใจถึงเกณฑ์หรือ Competency ที่ต้องสังเกตให้ตรงกับความคาดหวังที่ได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชา

 2.ให้เวลากับการสังเกตพฤติกรรมของพนักงาน

เนื่องจากการสังเกตไม่ได้ทำเพียงครั้งเดียวจบ เพราะการสังเกตที่ทำเพียงครั้งหรือสองครั้งอาจทำให้ได้พฤติกรรมที่ไม่ตรงกับข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น ดังนั้นผู้สังเกตจะต้องให้เวลาในการติดตามพฤติกรรมของพนักงานจนมั่นใจว่าพนักงานมีพฤติกรรมที่คาดหวังนั้นจริงหรือไม่ และเพื่อทำให้ผู้สังเกตสามารถบริหารเวลาของตนเองในการสังเกตพฤติกรรมของพนักงานได้ ผู้สังเกตควรจะต้องจดจำให้ได้ว่าพฤติกรรมที่จะต้องสังเกตคือเรื่องใด เพราะผู้สังเกตเองไม่มีเวลาที่จะต้องสังเกตทุกพฤติกรรม ดังนั้นการที่ผู้สังเกตสามารถจดจำพฤติกรรมของพนักงานที่ต้องสังเกตได้ ย่อมจะช่วยทำให้ผู้สังเกตสามารถบริหารเวลาของตนเองในการสังเกตโดยมุ่งเน้นไปที่พฤติกรรมที่คาดหวังที่ต้องการสังเกตเท่านั้น

3.สังเกตบนพื้นฐานของข้อเท็จจริงนำความรู้สึก

ผู้สังเกตต้องใช้ Fact ไม่ใช่ Feeling เนื่องจากการสังเกตที่ใช้ Feeling นำนั้นจะทำให้ผู้ประเมินมีอคติเกิดขึ้นได้ในช่วงการสังเกต ผู้ประเมินจึงต้องหลีกเลี่ยงความรู้สึกที่เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นความรักใครก็ประเมินให้พฤติกรรมข้อนั้นผ่านหรือได้คะแนนสูง ๆ หรือผู้ประเมินที่ไม่รักใครไม่ชอบใครก็จะประเมินให้พฤติกรรมในข้อนั้นไม่ผ่านหรือได้คะแนนน้อยกว่าความเป็นจริง หรืออคติที่เกิดขึ้นจากการมองตนเองเป็นหลัก โดยมองว่าพนักงานท่านใดที่มีพฤติกรรมตรงกับผู้สังเกตเพียงแค่ข้อหรือสองข้อก็เหมารวมว่าพนักงานคนนั้นมีพฤติกรรมในทุก ๆ ข้อที่ถูกประเมินอยู่ในระดับที่สูงตามไปด้วย

4.มีทักษะการสังเกตที่ดีพอ

ไม่ทำให้ผู้ถูกสังเกตรู้สึกตัว เพราะหากผู้ถูกประเมินรู้สึกว่าตนเองกำลังถูกสังเกตอยู่ ผู้ถูกประเมินอาจจะเกิดความรู้สึกประหม่า รู้สึกกลัวและเกร็งในการแสดงพฤติกรรมนั้น ๆ ได้ ส่งผลให้ผลประเมินพฤติกรรมจากการสังเกตไม่ตรงกับข้อเท็จจริง ทำให้การสังเกตไม่ใช่เครื่องมือที่ดีพอในการประเมินความสามารถหรือ Competency ของพนักงาน ดังนั้นผู้สังเกตจึงไม่จำเป็นจะต้องแจ้งให้พนักงานทราบว่าพวกเขากำลังถูกสังเกตอยู่ อย่างไรก็ตาม มีคำถามจาก HR ว่า “อ้าว! แล้วถ้าพนักงานรู้กันเองว่าพวกเขากำลังถูกสังเกต แล้วจะทำให้ผลจากการสังเกตเกิดการเบี่ยงเบนไปหรือไม่?” คำตอบก็คือ ผลประเมินอาจจะไม่ถูกต้อง  ซึ่งผู้สังเกตจะต้องให้เวลาเพิ่มขึ้นเพื่อตรวจสอบความสอดคล้องกันของพฤติกรรมที่พนักงานแสดงออก หรืออาจจะต้องใช้เครื่องมือการประเมิน Competency เรื่องอื่น ๆ เข้ามาช่วยประกอบการประเมินพฤติกรรมของพนักงาน

 5.สามารถจดบันทึกสถานการณ์หรือเหตุการณ์ที่สังเกตเห็นได้

ผู้สังเกตต้องจดบันทึกเหตุการณ์ที่สะท้อนถึงความสามารถหรือ Competency ของพนักงาน เพราะการสังเกตเพียงอย่างเดียวโดยไม่จดบันทึกเหตุการณ์ที่บ่งบอกถึงพฤติกรรมการแสดงออกของพนักงานทั้งด้านบวกและด้านลบ จะทำให้ผู้สังเกตไม่สามารถจดจำข้อมูลที่สังเกตได้ทั้งหมด การจดบันทึกสถานการณ์หรือเหตุการณ์ของพนักงานจะทำให้ผู้สังเกตมีข้อมูลไว้ใช้อ้างอิงเหตุผลในการประเมิน Competency ของพนักงานว่าข้อใดเป็นข้อที่ทำได้หรือข้อใดเป็นข้อที่ทำไม่ได้ โดยผู้สังเกตจะต้องสามารถตอบคำถามโดยอ้างอิงจากข้อมูลที่จดบันทึกไว้ในระหว่างการสังเกตพฤติกรรมหรือ Competency ของพนักงาน

6.มีทักษะในการประมวลข้อมูลที่ได้จากการสังเกต

ไม่ตีความหรือประเมินพฤติกรรมของผู้ถูกสังเกตจากเหตุการณ์หรือสถานกรณีเดียวที่สังเกตเห็นเท่านั้น การตีความเป็นการสรุปความสามารถว่าผู้ถูกสังเกตนั้นมีความสามารถในเรื่องใดที่เป็นจุดแข็งและมีความสามารถใดที่เป็นจุดอ่อนที่ต้องพัฒนาเพิ่มเติมบ้าง เพื่อสรุปภาพรวมทั้งหมดของ Competency ในข้อนั้นๆ ว่าพนักงานแต่ละคนมี Competency อยู่ในลักษณะใดซึ่งประกอบด้วย Competency ที่เป็นจุดแข็ง จุดอ่อน และทำได้ตามมาตรฐาน

7.พยายามและความอดทนสูง

เนื่องจากผู้ประเมินไม่ได้ทำหน้าที่เดียวคือการสังเกตเท่านั้น การสังเกตเป็นเพียงหนึ่งในภาระหน้าที่งานที่รับผิดชอบตาม Job Description หรือได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชาให้ทำหน้าที่สังเกตการแสดงออกของพนักงาน แต่หน้าที่หลักอื่น ๆ ก็ยังคงต้องทำอยู่ ดังนั้นผู้สังเกตจึงต้องทำหน้าที่ของตนเองไปด้วยในช่วงการสังเกต ซึ่งผู้สังเกตต้องมีความตั้งใจและใส่ใจกับการสังเกตพฤติกรรมของพนักงาน เนื่องจากเมื่อถึงหน้างานจริงๆ ผู้ประเมินที่มีหน้าที่สังเกตพฤติกรรมของพนักงานอาจจะใส่ใจกับการทำงานประจำหรือทำแต่งานตามหน้างานเท่านั้น จนละเลยไม่ได้สังเกตพฤติกรรมการแสดงออกของพนักงาน

บางส่วนจากบทความ “เทคนิคการ “Observe” เพื่อประเมินพฤติกรรมของพนักงาน” / โดย ดร.อาภรณ์ ภู่วิทยพันธุ์ ผู้อำนวยการสำนักวิจัยและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ บริษัท ไทยสกิลล์ พลัส จำกัด dr.arporn@gmail.com และ http://www.thaiskillplus.com / Section : HRM/HRD / Column : HRM/HRD

ติดตามบทความฉบับเต็มได้ใน…วารสาร HR Society magazine ปีที่ 16 ฉบับที่ 186 เดือนมิถุนายน 2561