สืบสวน สอบสวนสไตล์ HR

นักบริหารบุคคลหลายคน เมื่อต้องรับภารกิจในการค้นหาสอบสวนเมื่อมีการกระทำผิดที่เกิดในองค์กร หรือ  Misconduct มักไม่สบายใจไม่อยากทำเพราะไม่ทราบจะทำอย่างไร  เรามีวิธสอบสวนสไตล์  HR มาแนะนำ

ทั้งนี้กระบวนการสืบสวน สอบสวนสไตล์ HR จะต้องเข้าใจถึงกฎ ระเบียบของสถานประกอบการ นอกจากนั้นยังมีกฎหมายแรงงานมาครอบอีกชั้นหนึ่ง

จากประสบการณ์ที่ผ่านงานมานานของผู้เขียน ขอแนะนำถึงสิ่งที่นัก HR ต้องเตรียมตัวในการทำหน้าที่สอบสวนเมื่อมีการกระทำที่ไม่ชอบมาพากลขึ้น และมีการรายงานมายังฝ่าย HR ดังนี้

• ต้องถือหลัก What is Wrong? ก่อน แล้วจึงค่อยหา Who is Wrong? สืบหารายละเอียดเรื่องราวให้ปรากฏว่าอะไรเป็นอะไร เพื่อที่จะสามารถระบุคนที่เกี่ยวข้องได้ นั่นคือ หา What ก่อน แล้วจึงหา Who
• ขั้นตอนแรกที่สำคัญมากก็คือ วางแผนการตรวจสอบ การสืบเสาะค้นหาความจริง จะต้องถูกกำหนดแผนงานการตรวจหาอย่างคร่าวๆ ให้ได้ โดยแผนนั้นต้องมีความยืดหยุ่นหรือพร้อมปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์ ซึ่งแผนควรประกอบด้วยรายชื่อบุคคลที่จะเป็นคณะกรรมการสอบสวน (ซึ่งควรมีผู้ทำหน้าที่เป็นผู้ตรวจสอบด้วย) ฝ่ายบุคคล บุคคลที่เป็นกลาง มีอิสระในการทำงานและหรือต้นสังกัดของผู้ต้องสงสัย (หากมีคนอื่นก็ไม่จำต้องมี) ทั้งหมดต้องมีตำแหน่งหรือระดับชั้นที่สูงกว่าผู้ต้องสงสัย การสืบค้นเอกสารที่เกี่ยวข้อง ระยะเวลาของการสอบสวน (ยืดหยุ่นได้) รายชื่อคนที่ต้องเชิญมาให้ปากคำ กรอบของการค้นหาไต่สวน ในส่วนของเอกสาร หากปรากฏชื่อหรือลายเซ็นใครก็ตาม ถือว่าเป็นบุคคลที่ต้องนำมาสอบสวนด้วย จะในฐานะผู้ต้องสงสัยหรือพยานก็ได้ คนนอกหรือคนกลางน่าจะดีที่สุด แม้ว่าอาจจะต้องเสียค่าใช้จ่ายพิเศษก็ตาม แต่หากเป็นกรณีเล็ก ๆ ไม่ซับซ้อนก็ไม่จำเป็น ทุกคนควรถือว่า ทุกกรณีถือเป็นความลับ คนที่ไม่เกี่ยวข้องจะไม่ได้ข้อมูลใด ๆ ทั้งสิ้น
• การดำเนินการสอบสวน จะเริ่มต้นที่คณะกรรมการสนทนาตกลงกันเองก่อนว่า จะดำเนินการอย่างไร มีข้อสันนิษฐานอะไรหรือไม่ ใครบ้างที่อยากสอบสวน แง่มุมมองของแต่ละคนเป็นอย่างไร นัดวันสอบสวน แสดงเอกสารที่เกี่ยวข้องที่มี น่าจะมีอะไรเพิ่มเติมให้ลิสต์ไว้ ควรมีผู้จดบันทึกคำให้การทุกครั้ง แม้จะมีการอัดเทปด้วยก็ตาม ต้องมีการจัดทำรายงานการสอบสวน การให้ปากคำของทุกคนต้องบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรและให้เจ้าตัวอ่านทบทวนและลงนามรับรองทุกครั้ง ผู้มาให้ปากคำไม่ควรทราบว่ามีใครถูกเชิญมาบ้าง ให้การว่าอย่างไร มีคำแนะนำที่ขอย้ำว่า ในส่วนของเอกสารนั้น ควรแยกมาจัดเก็บเป็นพิเศษ จะให้ดีถ่ายเอกสารไว้สัก 2-3 ชุด อย่าเก็บรวมในที่เดียวกันเพื่อความปลอดภัย พึงระลึกว่าอุบัติเหตุเกิดขึ้นได้เสมอ จากประสบการณ์เคยเลวร้ายขนาดมีการเผาทำลายเลยด้วยซ้ำ
• ในการสอบสวน การตระเตรียมคำถาม ประเด็นที่จะถาม เป็นเรื่องที่สำคัญมาก คณะกรรมการต้องทำการบ้านล่วงหน้า การจะมานั่งสนทนาไปเรื่อย ๆ นั้นจะทำลายประสิทธิภาพการสอบสวน การเตรียมคำถามล่วงหน้านั้นจะง่ายขึ้นหากได้ศึกษาวิเคราะห์พยานหลักฐานหรือเอกสารล่วงหน้า เช่น มีลายเซ็นปรากฏบนเอกสาร ก็ถามว่าทราบไหมนี่ลายเซ็นใคร เคยเห็นมาก่อนไหม เกี่ยวอย่างไร เหตุใดจึงมีลายเซ็นนี้ปรากฏ เวลาขึ้นศาลมีลายเซ็นใคร ศาลเรียกมาไต่สวนได้ ที่พาดพิงไปถึงศาลก็เพราะอยากบอกว่าต้องคิดเผื่อไว้เลย เราคาดไม่ได้ว่าเรื่องจะเลยไปถึงขั้นนั้นหรือไม่ อย่างไรก็ตามการทำทุกอย่างให้มีหลักฐาน มีลายลักษณ์อักษร เป็นเครื่องป้องกันการเสียเปรียบ ช่วยความจำ ใช้สมองจำอย่างเดียวไม่พอ

ดำเนินการสอบสวนไปจนได้เรื่องราวทั้งหมด ทุกอย่างน่าจะกระจ่าง ยิ่งมีพยานหลายปาก ความชัดเจนจะค่อย ๆ ปรากฏขึ้น และข้อสำคัญผู้ต้องสงสัยเป็นพนักงานขององค์การเอง มิใช่อาชญากรที่ไหน อาจทำผิดเพราะประมาท เลินเล่อ พลาดพลั้งเพราะทนต่อกิเลสไม่ได้ ซึ่งเมื่อรู้รายละเอียดแล้วควรสอบถามถึงมูลเหตุจูงใจด้วย ไม่ใช่เพื่อให้เขาเล่านิยายชวนสงสารแล้วให้อภัยหรือยกโทษให้ แต่จะได้มองไกลไปถึงอนาคตของเขาด้วย

เรื่องราวเกิดขึ้นในองค์การ คณะกรรมการสอบสวนต้องทำหน้าที่ตั้งแต่ต้นน้ำยันปลายน้ำ กล่าวคือเป็นทั้งตำรวจที่ต้องสืบหาตัวผู้กระทำผิด สอบสวน พิจารณาลงโทษเบ็ดเสร็จ ผู้สอบสวนจึงต้องมีความเป็นธรรม ยุติธรรม ไม่มีอคติ ไม่เอาความแค้นผูกใจเจ็บส่วนตัวมาเกี่ยวข้อง ยึดกฎระเบียบขององค์การให้มั่นแล้วพิจารณาลงโทษไปตามนั้น หากโทษเกินอำนาจต้องส่งถึงผู้บังคับบัญชาระดับเหนือขึ้นไปอีก โดยสรุปรายงานให้ชัดเจน รายงานการสอบสวนที่บันทึกไว้แต่ละครั้ง เพื่อให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจสามารถศึกษาและใช้ดุลพินิจได้อย่างเหมาะสม

ในกรณีที่จัดว่าร้ายแรงมีความเสียหายจำนวนสูง บางองค์การนำเรื่องสู่กฎหมายบ้านเมือง เช่น การฉ้อโกง การทุจริต การลักทรัพย์ เป็นคดีทางอาญามาเกี่ยวข้อง ต้องพึ่งพาศาลยุติธรรม บรรดาหลักฐาน รายงานการสอบสวนจะช่วยให้การทำงานของเจ้าหน้าที่สะดวกขึ้น หรือถ้าผู้ถือหุ้น ผู้มีส่วนได้เสียต้องการทราบรายละเอียดก็ต้องอ้างอิงจากหลักฐานรายงานเหล่านั้นเป็นหลัก

สุดท้ายที่ลืมไม่ได้คือ องค์การยังต้องอยู่ภายใต้กฎหมายแรงงาน การดำเนินการใด ๆ ต้องระวังมิให้ขัดต่อกฎหมาย ไม่รุกล้ำสิทธิของพนักงาน ให้เกียรติ ยอมรับในสิทธิมนุษยชน ตรงไหนจะต้องใช้หลักรัฐศาสตร์ สร้างบรรยากาศแรงงานสัมพันธ์ที่ดีก็ต้องทำ ตรงไหนจะต้องใช้หลักนิติศาสตร์ก็ใช้ให้เหมาะสม

อย่ามองข้ามความรู้สึกของพนักงานคนอื่น ๆ ที่เป็นเพื่อนพ้องน้องพี่ของผู้กระทำผิด รวมทั้งต้องใคร่ครวญตรวจสอบด้วยว่า ในกฎระเบียบขององค์การนั้นมีข้อใดที่ขัดหรือแย้งกับกฎหมายฉบับไหนบ้างหรือไม่ เพราะอาจจะย้อนมาทำร้ายองค์การได้อีกทางหนึ่ง

ที่มา : บางส่วนจากบทความ “รับมือกับการสอบสวนอย่างไร” โดย อาจารย์สุชาดา สุขสวัสดิ์ ณ อยุธยา

วารสาร HR Society magazine ปีที่ 15 ฉบับที่ 179 เดือนพฤศจิกายน 2560