5 ประเด็นต้องระวัง… ปิดบัญชีประจำปี

ในการปิดบัญชีประจำปีนักบัญชีต้องระวังอะไรบ้าง มี 5 ประเด็นที่ต้องใส่ใจกันไว้ครับ

5 ประเด็นต้องระวังในการปิดบัญชีประจำปีมีดังนี้

ประเด็นที่ 1 : ข้อกำหนดทางกฎหมายพื้นฐาน

คำถาม : นิติบุคคล (ห้างหุ้นส่วนจำกัด/บริษัทจำกัด) ต้องปิดบัญชีประจำปีให้แล้วเสร็จภายในกี่วัน

คำตอบ : นิติบุคคล (ห้างหุ้นส่วนจำกัด/บริษัทจำกัด) ต้องปิดบัญชีประจำปีให้แล้วเสร็จภายใน 60 วัน นับตั้งแต่วันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี (นักบัญชีหลายท่านมักเข้าใจผิดว่า จะต้องปิดบัญชีให้แล้วเสร็จภายใน 150 วัน) (อ้างอิง : ประกาศกรมทะเบียนการค้า เรื่อง กำหนดชนิดของบัญชีที่ต้องจัดทำ ข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี ระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี พ.ศ. 2544)

คำถาม :  กรณีเป็นบริษัทจำกัด ต้องนำงบการเงินประจำปีนำเสนอเพื่ออนุมัติในที่ประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้นภายในกี่วัน

คำตอบ : ภายใน 4 เดือน (อ้างอิง : ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ – หุ้นส่วนและบริษัท มาตรา 1197) (ข้อสังเกต : โดยส่วนใหญ่ หลายๆ บริษัทมักจะกำหนดวันที่ประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้นประจำปี เป็นวันที่ 30 เมษายน)

คำถาม : กรณีเป็นบริษัทจำกัด ในการประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้น ต้องโฆษณาในหนังสือพิมพ์แห่งท้องที่และส่งหนังสือเชิญประชุมทางไปรษณีย์ตอบรับก่อนวันนัดประชุมล่วงหน้ากี่วัน

คำตอบ : ไม่น้อยกว่า 7 วัน  (อ้างอิง : ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ – หุ้นส่วนและบริษัท มาตรา 1175)

คำถาม : บริษัทจำกัด ภายหลังจากงบการเงินได้รับการอนุมัติจากที่ประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้น ทางบริษัท จะต้องยื่นงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ ภายในกี่วัน

คำตอบ :  ภายใน 1 เดือน นับแต่วันที่งบการเงิน ได้รับการอนุมัติ (อ้างอิง : พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 หมวดที่ 2 ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี มาตรา 11)

คำถาม : ภายหลังจากการประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นประจำปี ทางบริษัทจะต้องนำยื่นสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น ภายในระยะกี่วัน ตามที่กฎหมายกำหนด

คำตอบ : ภายใน 14 วัน นับแต่วันประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้น (อ้างอิง : ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ – หุ้นส่วนและบริษัท มาตรา 1139, ประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการยื่นงบการเงินประจำปี, ประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่อง แนวทางปฏิบัติในการยื่นงบการเงิน ประจำปี) (ข้อสังเกต : กรณีการยื่นสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นพร้อมการยื่นงบการเงิน ซึ่งอาจจะเกินกว่าระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดนั้น คงจะต้องติดตามแนวทางปฏิบัติจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าว่ายังจะอนุโลมให้ยื่นสำเนารายชื่อผู้ถือหุ้นพร้อมงบการเงินได้หรือไม่)

ประเด็นที่ 2 : ข้อควรระมัดระวังในการจัดทำสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5)

สำหรับประเด็นนี้ Mr.Knowing อยากจะให้ทางนักบัญชีระมัดระวังเป็นกรณีพิเศษ โดยเฉพาะกรณีที่มีบทบาทเป็นผู้รับจ้างทำบัญชี กล่าวคือ การจัดทำสำเนารายชื่อผู้ถือหุ้น ควรจะมีการตรวจสอบกับสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้น (หลักการตามข้อกฎหมาย อ้างอิง : ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ – หุ้นส่วนและบริษัท มาตรา 1138) เพื่อให้มั่นใจว่ารายชื่อผู้ถือหุ้นยังคงเป็นข้อมูลปัจจุบันหรือไม่ ไม่ควรปฏิบัติโดยการนำเอาสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นปีก่อนมาพิมพ์ใหม่ ซึ่งอาจจะเป็นข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง (ข้อสังเกต : บริษัทจำกัดโดยส่วนใหญ่ไม่ค่อยจัดทำสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้น และใบหุ้น หากเป็นแบบนี้จะทำอย่างไรดี… โดยความเห็นส่วนตัว ควรคัดสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นหลังวันสิ้นงวดและควรนำไปสอบถามกับทางผู้บริหารเพื่อยืนยันข้อมูลก่อนนำมาจัดทำสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) เป็นลำดับต่อไป)

ประเด็นที่ 3 : ข้อควรระมัดระวัง ทุนจดทะเบียนของบริษัท/ทุนของผู้เป็นหุ้นส่วนจำกัด

          ประเด็นนี้ก็คล้ายกับประเด็นที่ 2 ซึ่งมักจะพบข้อผิดพลาดบ่อยๆ เกี่ยวกับทุนจดทะเบียนบริษัท/ทุนของผู้เป็นหุ้นส่วนจำกัด กล่าวคือ มีการเพิ่มทุนในระหว่างปี (ส่วนใหญ่ที่พบ มักไปเพิ่มทุนตอนสิ้นปี) แต่ข้อมูลการเพิ่มทุน เอกสารในการเพิ่มทุน มิได้ส่งให้ทางบัญชีทันที บัญชีเองก็นึกว่า ทุนของบริษัท/ห้างหุ้นส่วนจำกัด ณ วันสิ้นงวดบัญชี คงไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลง โดยเฉพาะผู้สอบบัญชีรับอนุญาตที่อาจจะขาดความระมัดระวังในเรื่องดังกล่าว ทำให้ข้อมูลทุนจดทะเบียนที่ปรากฏในงบการเงินไม่ตรงกับทุนจะเบียนที่มีการเปลี่ยนใหม่ ดังนั้น ในหลักการพื้นฐาน โดยเฉพาะนักบัญชีที่ให้บริการรับจ้างทำบัญชี จะต้องตรวจสอบประเด็นดังกล่าวด้วยความระมัดระวัง โดยเบื้องต้นควรไปคัดสำเนาหนังสือรับรองบริษัทหลังวันสิ้นงวดบัญชี เพื่อยืนยันว่าทุนจดทะเบียนตรงกับที่ปรากฏในงบการเงินหรือไม่

ประเด็นที่ 4 : รายงานความเห็นของผู้สอบบัญชีรับอนุญาต

ประเด็นนี้ก็เป็นประเด็นสำคัญที่ทางบริษัทควรให้ความสำคัญต่อรายงานผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ซึ่งหลักการพื้นฐาน รายงานผู้สอบบัญชีรับอนุญาตโดยทั่วไป จะแบ่งออกเป็น 4 ลักษณะ ได้แก่

1. รายงานแบบไม่มีเงื่อนไข
2. รายงานแบบมีเงื่อนไข
3. รายงานแบบแสดงความเห็นว่างบการเงินไม่ถูกต้อง
4. รายงานแบบไม่แสดงความเห็น

ดังนั้น เพื่อลดปัญหา/ความไม่เข้าใจที่อาจเกิดขึ้น (โดยเฉพาะรายงานผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ในข้อ 2, 3 และ 4) ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี (กรรมการผู้มีอำนาจ) และนักบัญชี จึงควรให้ความสำคัญในการอ่านรายงานผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ว่ามีอะไรที่เป็นข้อสงสัยหรือไม่ และควรพบกับผู้สอบบัญชีรับอนุญาตเพื่อซักถามข้อมูล ผลการตรวจสอบ รายการปรับปรุง (ถ้ามี) และข้อแนะนำอื่นๆ อันจะเป็นประโยชน์แก่ทางบริษัท

ประเด็นที่ 5 : รายการปรับปรุงที่เสนอโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาต

กรณีที่ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบพบประเด็นข้อผิดพลาดที่เป็นสาระสำคัญต่องบการเงิน ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตจะเสนอเป็นรายการปรับปรุงเพื่อให้นักบัญชีนำไปปรับปรุงงบการเงิน ซึ่งในความเห็นส่วนตัว นักบัญชีควรนำรายการปรับปรุงดังกล่าวเสนอให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีได้รับทราบด้วยว่า รายการปรับปรุงมีผลกระทบกับงบการเงินอย่างไร และท่านเห็นด้วยหรือไม่ มีข้อสงสัยอย่างไรกับรายการปรับปรุงหรือไม่ เพื่อไม่ก่อให้เกิดความเข้าใจผิดในภายหลัง สรุปง่ายๆ คือ นักบัญชีควรนำรายการปรับปรุงของผู้สอบบัญชีรับอนุญาต นำเสนอให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีได้พิจารณาและลงนามอนุมัติ ก่อนจะนำไปปรับปรุงในงบการเงินต่อไป

ที่มา :  บทความ “ข้อควรระมัดระวังที่สำคัญอื่นๆ ในการปิดบัญชีประจำปี ที่นักบัญชีควรต้องทราบ” โดย : Mr.Knowing / Section : บัญชี  / Column : บัญชีสบายๆ กับ Mr.Knowing  วารสาร CPD & Account ปีที่ 16 ฉบับที่ 183 เดือนมีนาคม 2562