หนังสือรับรองการทำงาน อาจเป็นเอกสารแผ่นหนึ่งที่หลายคนมองข้าม ไม่ได้ให้ความสำคัญหรือสนใจมากนัก แต่รู้หรือไม่ว่าเอกสารฉบับนี้มีความสำคัญไม่แพ้ใบรับรองการจบการศึกษาเลยทีเดียว เพราะสำหรับบางตำแหน่งงาน และบางสถานประกอบการ จำเป็นต้องใช้ประกอบการพิจารณาเพื่อรับพนักงาน ดังนั้นทั้งนายจ้าง และลูกจ้างจึงควรรู้ถึงความสำคัญและหน้าที่ของแต่ละฝ่ายที่จะต้องดำเนินการเกี่ยวกับเอกสารดังกล่าว เพื่อลดการเสียโอกาสที่อาจเกิดขึ้นได้

หนังสือรับรองการทำงานคืออะไร?

หนังสือรับรองการทำงาน หรือใบผ่านงานเป็นหนังสือที่ออกโดยนายจ้าง เพื่อรับรองการทำงานของลูกจ้างเมื่อสัญญาการจ้างงานสิ้นสุดลง

ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 585 บัญญัติว่า “เมื่อการจ้างแรงงานสิ้นสุดลงแล้ว ลูกจ้างชอบที่จะได้รับใบสำคัญแสดงว่าลูกจ้างนั้นได้ทำงานมานานเท่าไร และงานที่ทำนั้นเป็นงานอย่างไร”

ดังนั้นเมื่อการจ้างแรงงานสิ้นสุดลง นายจ้างมีหน้าที่ออกให้กับลูกจ้าง และลูกจ้างก็มีสิทธิร้องขอไม่ว่าจะสิ้นสุดสัญญาจ้างเป็นเวลานานเท่าใด หากนายจ้างฝ่าฝืนไม่ออกหนังสือรับรองการทำงานให้ ลูกจ้างสามารถรักษาสิทธิประโยชน์ตนเองได้โดยการยื่นคำร้องต่อพนักงานตรวจแรงงานเพื่อให้มีคำสั่งให้นายจ้างปฏิบัติตาม พ.ร.บ. คุ้มครองแรงงาน พ.ศ.2541 มาตรา 14

หนังสือรับรองการทำงานเกิดขึ้นเมื่อไร?

หนังสือรับรองการทำงานจะเกิดขึ้นเมื่อสิ้นสุดสัญญาการจ้างงานทุกกรณี ไม่ว่าจะเป็นการลาออกโดยลูกจ้างเอง การไล่ออก เชิญออก สิ้นสุดสัญญาจ้างงานตามระยะเวลาการจ้างที่กำหนดไว้เบื้องต้น หรือนายจ้างยกเลิกสัญญาจ้างตามกรณีต่างๆ และไม่ว่าลูกจ้างจะทำความผิดทางวินัยร้ายแรง หรือไม่ผ่านทดลองงาน ก็ยังเป็นหน้าที่ของนายจ้างที่ต้องออกเอกสารดังกล่าว

ผู้ออกหนังสือนั้นอาจเป็นนายจ้าง หรือผู้รับมอบหมายจากนายจ้าง แล้วลงนามในหนังสือ พร้อมส่งมองให้ลูกจ้าง โดยนายจ้างอาจทำสำเนาเก็บไว้อีกฉบับเพื่ออ้างอิงในกรณีที่ต้องมีการยืนยันข้อมูล

เนื้อหาอะไรที่ควรมีในหนังสือรับรองการทำงาน

หนังสือรับรองการทำงานเป็นการให้ข้อมูลที่ยืนยันความถูกต้อง และมีรายละเอียดเหมือนเป็นการรับรองที่เอื้อประโยชน์ในการนำไปใช้

รายละเอียดที่ควรระบุไว้คือ

• ตำแหน่งงาน

• ประสบการณ์

• ระยะเวลาการทำงาน

• ลักษณะการจ้างงาน

• จำนวนเงินเดือน ค่าตอบแทนต่างๆ

• อาจระบุข้อมูลการติดต่อนายจ้าง เพื่อให้ผู้ที่ใช้ประกอบการพิจารณาจ้างงานพนักงานคนนั้นๆ สามารถโทรมาสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม และยืนยันความถูกต้องของข้อมูลได้

ข้อความที่ไม่ควรระบุคือ

• ข้อความที่จะเป็นผลร้ายแก่ลูกจ้าง

• การกระทำความผิด

• การถูกลงโทษทางวินัยในระหว่างการทำงาน

ประโยชน์ของหนังสือรับรองการทำงาน

• ลูกจ้างสามารถใช้เป็นหลักฐานประกอบการสมัครงานใหม่ โดยแสดงให้เห็นว่าผ่านมานอะไร และมีประสบการณ์อะไรมาในอดีต

• ลูกจ้างสามารถนำไปใช้ประกอบการสมัครเรียนในระดับปริญญาขั้นสูง

• ลูกจ้างใช้ประกอบการขออนุมัติกู้ยืมเงินจากสถาบันการเงินต่างๆ

• ลูกจ้างใช้ประกอบการทำธุรกรรมที่ต้องใช้หลักฐานแสดงประสบการณ์การทำงาน

• เป็นประโยชน์แก่ผู้จะจ้างงานที่จะได้ทราบประวัติการทำงานของผู้สมัครงาน

หนังสือรับรองการทำงาน ถือเป็นข้อมูลลับและข้อมูลเฉพาะบุคคลที่ไม่ควรเผยแพร่ให้บุคคลอื่นในบริษัทเห็น เพราะมีส่วนของข้อมูลเงินเดือนที่ถูกระบุไว้ ดังนั้นการส่งมอบหนังสือให้ลูกจ้าง ควรมีการส่งมอบด้วยซองจดหมายปิดผนึก เพื่อป้องกันบุคคลอื่นเห็นข้อความในหนังสือ