ธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง ควรทำระบบบัญชีแบบไหนกันนะ?

ธุรกิจรับเหมาก่อสร้างเป็นธุรกิจให้บริการที่มีการดำเนินงานเข้าไปรับเหมาโครงการต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการก่อสร้างอาคาร ถนน เขื่อน สะพาน หรืองานก่อสร้างอื่น ซึ่งมักจะใช้ระยะเวลาในการก่อสร้างโครงการต่าง ๆ เป็นระยะเวลามากกว่า 1 รอบระยะเวลาบัญชี ทำให้กิจการรับเหมาก่อสร้างจะต้องมีหลักเกณฑ์ในการบันทึกบัญชีและภาษีอากรที่แตกต่างไปจากธุรกิจอื่น ธุรกิจรับเหมาก่อสร้างนั้นเป็นธุรกิจที่รายได้ในแต่ละปีโครงการหลายร้อยล้านบาท

ในการจะดำเนินธุรกิจรับเหมาก่อสร้างให้ประสบความสำเร็จได้นั้นจะต้องมีความรู้ ความเข้าใจในธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง ไม่ว่าจะเป็นกฎหมายเกี่ยวกับการก่อสร้าง ลักษณะของงานก่อสร้าง หลักการบัญชี หรือกฎหมายภาษีอากร งานก่อสร้างที่เราพบเห็นทั่วไป มีดังนี้

(ก) **การก่อสร้างอาคาร (Building Construction)

เป็นงานก่อสร้างที่ครอบคลุมตั้งแต่ งานวางผังก่อสร้าง งานเสาเข็ม งานฐานรากของอาคาร โครงสร้างของอาคารโดยทั่วไป ซึ่งงานมีหลายขั้นตอนมาก จึงจำเป็นต้องหาผู้รับเหมาช่วง (Sub Contract) ที่มีความชำนาญเฉพาะด้านเช่น งานเสาเข็ม เป็นต้น

(ข) **การตกแต่งภายในและเฟอร์นิเจอร์(Interior Design)

เป็นงานรับเหมาตกแต่งภายในอาคาร ครอบคลุมถึงงานเฟอร์นิเจอร์ งานนี้ส่วนใหญ่ต้องอาศัยมัณฑนาการ เป็นผู้ออกแบบและควบคุมงาน และจะเริ่มดำเนินการตั้งแต่งานก่อสร้างและงานระบบ ถือเป็นงานสุดท้ายก่อนที่ผู้ว่าจ้าง หรือเจ้าของอาคารจะใช้ประโยชน์จากอาคาร

(ค) **งานโยธา (Civil Work)

เป็นงานรับเหมาก่อสร้างถนน ทางด่วน รถไฟ สะพาน เขื่อน ฯลฯ

(ง) **งานระบบ (System Work)

เป็นงานรับเหมาระบบไฟฟ้า เครื่องปรับอากาศ น้ำประปา สุขภัณฑ์ต่าง ๆ ซึ่งเป็นงานที่ต้องมีความชำนาญเฉพาะด้าน และต้องดำเนินการควบคุมไปกับการก่อสร้างอาคาร

การควบคุมภายใน (Internal Control)

การควบคุมภายในเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับวิธีการและป้องกันการทุจริตเกี่ยวกับสินทรัพย์ ซึ่งในธุรกิจรับเหมาก่อสร้างนั้นมีการหมุนเวียนสินทรัพย์เป็นจำนวนมาก จึงจำเป็นที่จะต้องมีการควบคุมภายในที่ดีเพื่อลดความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้น การควบคุมภายในมีประโยชน์ดังนี้

(ก) **ป้องกันสินทรัพย์ของกิจการเองจากการทุจริตของพนักงาน การที่พนักงานนำสินทรัพย์ของกิจการไปใช้ส่วนตัวและการอนุมัติเกินอำนาจของพนักงาน

(ข) **เพื่อก่อให้เกิดความถูกต้องและน่าเชื่อถือได้ของการบันทึกบัญชี โดยช่วยลดข้อพลาดที่ไม่ได้ตั้งใจและความผิดที่เกิดจากการไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือการตีความผิดในกระบวนการทางการบัญชี

1. การควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสด (Internal Control for Cash)

เงินสดเป็นสินทรัพย์ที่สามารถเปลี่ยนมือได้ง่าย จึงทำให้เกิดการสูญหาย หรือทุจริตได้ง่ายที่สุด ดังนั้นกิจการจึงต้องมีวิธีการรักษาและควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดอย่างรัดกุม การวางแผนเกี่ยวกับเงินสด เป็นเครื่องมือที่ผู้บริหารใช้ในการประเมินความสามารถของกิจการในการชำระหนี้ และเป็นวิธีการที่ทำให้เกิดความแน่ใจว่ามีเงินสดเพียงพอที่จะใช้จ่ายภายในกิจการรวมทั้งเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความเสียหายแก่กิจการได้ การควบคุมเงินสดเป็นวิธีการที่ทำให้เกิดความเชื่อมั่นได้ระดับหนึ่งถึงความปลอดภัยของเงินสด การควบคุมภายในที่มีอย่างเพียงพอจะช่วยในด้านการดูแลรักษาสินทรัพย์ของกิจการ การทุจริตและการยักยอกเงินสด โดยในทีนี้จะแยกการควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดออกเป็น 2 ส่วนได้แก่

(ก)**การควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดรับ (Internal Control over Cash Receipts)

เงินสดรับของกิจการมาจากหลายแหล่ง เช่น ค้าขายเงินสด รับชำระเงินสดจากลูกหนี้ ดอกเบี้ยรับ ค่าเช่ารับ เงินปันผลรับ เงินลงทุนเพิ่มจากเจ้าของหรือเงินกู้ยืม เป็นต้น การควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดรับมีหลักการปฏิบัติตามตัวอย่างต่อไปนี้

หลักการ
การกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบ
ตัวอย่างการปฏิบัติ
กำหนดหน้าที่ของพนักงานในแผนกการเงินให้แน่นอน โดยเฉพาะทางด้านการรับเงิน โดยแยกพนักงานเป็น 2 คน คือ คนหนึ่งทำหน้าที่รับเงิน ส่วนอีกคนหนึ่งทำหน้าที่บันทึกบัญชี เมื่อมีความผิดพลาดเกิดขึ้นจะได้สอบสวนหาผู้รับผิดชอบได้ง่ายขึ้น
หลักการ
การแบ่งแยกหน้าที่
ตัวอย่างการปฏิบัติ
ไม่ควรให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งทำหน้าที่เก็บเงินและลงบัญชีด้วย ควรแยกหน้าที่ของพนักงานเก็บเงินและลงบัญชีต่างหากจากกัน ควรแบ่งแยกหน้าที่การรับเงินและการจ่ายเงินออกจากกัน การบันทึกบัญชีควรแยกสมุดเงินสดรับและสมุดเงินสดจ่ายเป็นคนละเล่ม
หลักการ
กระบวนการใช้เอกสาร
ตัวอย่างการปฏิบัติ
เมื่อมีการรับเงินสดต้องมีการออกใบเสร็จรับเงิน ซึ่งมีการพิมพ์เล่มที่และเลขที่กำหนดไว้ มีทะเบียนคุม เมื่อใช้ใบเสร็จหมดแล้วให้รวบรวมคืนผู้รับผิดชอบ การใช้เครื่องบันทึกเงินสดควรมีเทปบันทึกเงินสดรับจากการขายภายในเครื่องบันทึกเงินสด รายการเกี่ยวกับธนาคารควรมีใบนำฝากธนาคาร ใบโอนเงินระหว่างธนาคาร และรายงานธนาคารเพื่อการตรวจสอบ
หลักการ
การใช้เครื่องมือ เครื่องจักร และอุปกรณ์
ตัวอย่างการปฏิบัติ
กิจการควรมีเครื่องบันทึกเงินสดและมีตู้นิรภัยเพื่อใส่เงินสด ในกรณีที่นำฝากธนาคารไม่ทัน มีเครื่องบันทึกเงินสด

ตัวอย่าง
หลักการ
การสอบทานอย่างอิสระ
ตัวอย่างการปฏิบัติ
ควรมีการตรวจนับใบเสร็จรับเงินตัวจริงว่าครบตามทะเบียนหรือไม่ การทุจริตมักจะเกิดจากการที่ผู้เบิกใบเสร็จรับเงินไปแล้วไม่นำมาส่งคืน ทำให้เก็บเงินสดจากลูกหนี้และนำไปใช้ส่วนตัว ควรมีฝ่ายตรวจสอบภายในของกิจการเป็นหน่วยอิสระขึ้นตรงต่อกรรมการผู้จัดการ
หลักการ
การควบคุมอื่น ๆ
ตัวอย่างการปฏิบัติ
พนักงานที่เกี่ยวข้องกับการเงินควรมีการวางเงินค้ำประกันไว้ที่กิจการจำนวนหนึ่ง ควรมีการหมุนเวียนตำแหน่งพนักงานการเงิน ควรให้พนักงานการเงินหมุนเวียนลาพักร้อน เงินสดที่กิจการได้รับมาทุกวันให้นำฝากธนาคารและบันทึกบัญชีทุกวันหรืออย่างช้าในวันรุ่งขึ้น

เขียนโดย : MR.CPD
ข้อมูลจาก : วารสาร CPD & Account ฉบับเดือนมีนาคม 2558

—–

แหล่งที่มา : www.jobdst.com