การบูรณาการงานของ Data Protection Officer (DPO) กับหน่วยงานภายในองค์กร

• การทำงานร่วมกัน: DPO ควรทำงานร่วมกับฝ่าย IT เพื่อกำหนดมาตรการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและออกแบบโครงสร้างด้าน IT Security ที่เหมาะสมสำหรับการจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล รวมถึงการป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต การติดตั้งระบบการเข้ารหัสข้อมูล และการสำรองข้อมูล
• การตอบสนองต่อเหตุการณ์: DPO ทำงานร่วมกับฝ่าย IT เพื่อสร้างและทดสอบแผนการตอบสนองต่อเหตุการณ์ละเมิดข้อมูล (Incident Response Plan) และการแจ้งเตือนเจ้าของข้อมูลในกรณีที่มีข้อมูลรั่วไหล

2. ฝ่ายกฎหมาย (Legal)

• การให้คำปรึกษาทางกฎหมาย: DPO และฝ่ายกฎหมายควรทำงานร่วมกันในการวิเคราะห์และตีความข้อกำหนดทางกฎหมาย เช่น PDPA และ GDPR เพื่อกำหนดนโยบายและมาตรฐานการคุ้มครองข้อมูลในองค์กรอย่างเหมาะสม
• การจัดทำสัญญา: DPO มีบทบาทในการให้คำแนะนำเกี่ยวกับการรวมข้อกำหนดด้านการคุ้มครองข้อมูลในสัญญาต่าง ๆ โดยเฉพาะสัญญาที่เกี่ยวข้องกับคู่ค้าและผู้ให้บริการภายนอก เพื่อให้มั่นใจว่าฝ่ายที่เกี่ยวข้องปฏิบัติตามมาตรการคุ้มครองข้อมูลขององค์กร

3. ฝ่ายบริหารความเสี่ยงและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ (Risk & Compliance)

• การประเมินความเสี่ยงด้านข้อมูล: DPO ควรทำงานร่วมกับฝ่ายบริหารความเสี่ยงในการประเมินความเสี่ยงที่เกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลและจัดทำ Data Protection Impact Assessment (DPIA) สำหรับกระบวนการที่มีความเสี่ยงสูง
• การติดตามและตรวจสอบ: ฝ่าย Compliance และ DPO ร่วมกันตรวจสอบการปฏิบัติตามนโยบายและมาตรการการคุ้มครองข้อมูล เพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรปฏิบัติตามกฎหมายได้อย่างต่อเนื่อง

4. ฝ่ายบุคคล (HR)

• การจัดการข้อมูลพนักงาน: DPO ช่วยกำหนดแนวทางการจัดเก็บข้อมูลพนักงานอย่างปลอดภัย และให้คำแนะนำด้านการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน เช่น ข้อมูลการทำงาน ข้อมูลการประเมินผล รวมถึงการจัดการคำขอเข้าถึงและแก้ไขข้อมูลของพนักงาน
• การฝึกอบรมและสร้างความตระหนักรู้: DPO จัดทำโปรแกรมฝึกอบรมด้านการคุ้มครองข้อมูลให้กับพนักงานเพื่อให้เข้าใจถึงนโยบายและมาตรการคุ้มครองข้อมูลที่ต้องปฏิบัติตามในองค์กร

5. ฝ่ายการตลาดและการขาย (Marketing & Sales)

• การจัดการข้อมูลลูกค้า: DPO ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการรวบรวมข้อมูลลูกค้าและการใช้ข้อมูลในการตลาดโดยต้องได้รับความยินยอม (Consent) จากเจ้าของข้อมูลก่อนการใช้ รวมถึงการระบุวัตถุประสงค์การใช้ข้อมูลที่ชัดเจน
• การปฏิบัติตาม PDPA/GDPR: DPO ช่วยกำกับดูแลการใช้ข้อมูลในการวิเคราะห์ลูกค้าและการโฆษณาแบบเจาะกลุ่ม (Targeted Advertising) ให้สอดคล้องตามข้อกำหนดของกฎหมาย โดยเฉพาะการจัดการข้อมูลการวิเคราะห์ลูกค้าและการจัดการคำร้องการถอนความยินยอมจากเจ้าของข้อมูล

6. ฝ่ายบริการลูกค้า (Customer Service)

• การจัดการคำร้องของเจ้าของข้อมูล: DPO ทำงานร่วมกับฝ่ายบริการลูกค้าในการจัดการคำร้องขอสิทธิของเจ้าของข้อมูล เช่น คำขอเข้าถึงข้อมูล แก้ไขข้อมูล หรือลบข้อมูล รวมถึงการแจ้งลูกค้าหากเกิดเหตุการณ์ละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล
• การอบรมการคุ้มครองข้อมูล: ฝ่ายบริการลูกค้าควรได้รับการอบรมเรื่องการจัดการและการให้คำตอบแก่ลูกค้าในเรื่องที่เกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล รวมถึงคำแนะนำในการปฏิบัติต่อคำร้องของลูกค้า

7. ผู้บริหารระดับสูง (Executive Management)

• การให้คำแนะนำเชิงกลยุทธ์: DPO มีหน้าที่รายงานสถานะการคุ้มครองข้อมูลและความเสี่ยงด้านข้อมูลส่วนบุคคลต่อผู้บริหารระดับสูง เพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรได้รับการสนับสนุนและทรัพยากรที่จำเป็นในการคุ้มครองข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
• การกำหนดนโยบายองค์กร: ผู้บริหารและ DPO ร่วมกันวางแผนเชิงกลยุทธ์ในการกำหนดนโยบายและมาตรฐานการคุ้มครองข้อมูลในองค์กรเพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมายและข้อกำหนดต่าง

เรียบเรียงบทความโดย

คุณ เอกรัตน์ บุณยรัตนกลิน
ผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบเทคโนโลยีสารสนเทศ
บริษัท ตรวจสอบภายในธรรมนิติ จำกัด