8 หน่วยงาน กับ DPO Matrix

• แชร์บทความ
• ทวีต
• ส่งไลน์

DPO Matrix คือกุญแจสำคัญในการสร้างระบบการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลที่แข็งแกร่งและมีประสิทธิภาพสำหรับองค์กร เครื่องมือนี้จะช่วยให้เข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบของแต่ละฝ่ายได้อย่างชัดเจน ลดความเสี่ยงในการละเมิดกฎหมาย และสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าและพนักงาน มาเรียนรู้วิธีที่เครื่องมือนี้จะช่วยให้องค์กรทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและป้องกันความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้

DPO Responsibility & Collaboration Matrix

• คือเครื่องมือที่ใช้ในการกำหนดบทบาท ความรับผิดชอบ และการทำงานร่วมกันของเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (DPO) กับหน่วยงานหรือบุคคลอื่นภายในองค์กร
• ช่วยให้เกิดความชัดเจนในเรื่องของหน้าที่และการประสานงานระหว่างหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

การใช้ DPO Responsibility & Collaboration Matrix จะช่วยให้องค์กรสามารถมองเห็นภาพรวมของการบริหารจัดการข้อมูลส่วนบุคคลได้อย่างเป็นระบบ ลดความซ้ำซ้อน และส่งเสริมการปฏิบัติตามกฎหมายและมาตรฐานคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

DPO Matrix กำหนดบทบาทและหน้าที่ของ Data Protection Officer (DPO)

• เมทริกซ์นี้จะช่วยให้ทุกฝ่ายเข้าใจบทบาทที่ชัดเจนในการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

• สนับสนุนการทำงานของ DPO และผู้เกี่ยวข้องเข้าใจและวางแผนการทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• ช่วยให้ทุกหน่วยงานในองค์กรทราบถึงบทบาทหน้าที่ของตนเองในการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

• องค์กรสามารถจัดการข้อมูลได้อย่างปลอดภัยและสอดคล้องกับข้อกำหนดทางกฎหมาย

องค์ประกอบของ Matrix

1. รายการของกิจกรรม ที่เกี่ยวข้องกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เช่น การประเมินความเสี่ยง การจัดทำเอกสาร การให้คำปรึกษาด้านนโยบายข้อมูลส่วนบุคคล ฯลฯ

2. บทบาทและหน้าที่ ที่เจาะจงสำหรับ DPO เช่น การให้คำปรึกษา การตรวจสอบการดำเนินการให้เป็นไปตามกฎหมายและมาตรฐาน การสื่อสารกับเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูล เป็นต้น

3. การทำงานร่วมกัน กับแผนกต่าง ๆ ภายในองค์กร เช่น ฝ่าย IT ฝ่ายกฎหมาย ฝ่ายบริหารความเสี่ยง ฝ่ายบุคคล เป็นต้น เพื่อสร้างแนวทางและขั้นตอนที่เป็นมาตรฐานในการดำเนินการเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล

1. ผู้บริหารระดับสูง (Executive Management)

บทบาทของ DPO : รายงานข้อมูล และสถานะความเสี่ยงที่อาจละเมิดกฎหมาย PDPA
หน้าที่ของหน่วยงาน : สนับสนุทรัพยากร และนโยบายข้อแนะนำสำหรับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
เป้าหมายร่วมกัน : กำหนดนโยบายคุ้มครองข้อมูลระดับองค์กรที่มีประสิทธิภาพ
ความถี่ในการติดต่อ : ไตรมาส หรือเมื่อมีเหตุฉุกเฉิน
ระดับความสำคัญ : สูง

2. ฝ่ายกฎหมาย (Legal)

บทบาทของ DPO : ให้คำปรึกษากฎหมาย PDPA/GDPR
หน้าที่ของหน่วยงาน : ช่วยจัดทำและตรวจสอบข้อกำหนดตามกฎหมายในสัญญาต่าง ๆ
เป้าหมายร่วมกัน : คุ้มครองข้อมูลอย่างถูกกฎหมาย
ความถี่ในการติดต่อ : รายเดือนหรือเมื่อมีกรณีพิเศษ
ระดับความสำคัญ : สูง

3. ฝ่าย IT และความปลอดภัย (IT & Security)

บทบาทของ DPO : กำกับดูแลนโยบายด้านความปลอดภัยข้อมูล
หน้าที่ของหน่วยงาน : ออกแบบระบบที่ปลอดภัยและติดตั้งระบบรักษาความปลอดภัยสำหรับข้อมูลส่วนบุคคล
เป้าหมายร่วมกัน : ปกป้องข้อมูลจากภัยคุกคาม
ความถี่ในการติดต่อ : รายเดือน
ระดับความสำคัญ : สูง

4. ฝ่ายบริหารความเสี่ยง (Risk & Compliance)

บทบาทของ DPO : ประเมินความเสี่ยงด้านข้อมูล
หน้าที่ของหน่วยงาน : ประเมินความเสี่ยงและติดตามการปฏิบัติตามนโยบายการคุ้มครองข้อมูล
เป้าหมายร่วมกัน : ลดความเสี่ยงในการละเมิดข้อมูล
ความถี่ในการติดต่อ : รายเดือน
ระดับความสำคัญ : สูง

5. ฝ่ายบุคคล (HR)

บทบาทของ DPO : จัดการนโยบายข้อมูลพนักงานและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
หน้าที่ของหน่วยงาน : ควบคุมและป้องกันการเข้าถึงข้อมูลพนักงานอย่างปลอดภัย
เป้าหมายร่วมกัน : คุ้มครองข้อมูลพนักงานตามกฎหมาย
ความถี่ในการติดต่อ : รายไตรมาสหรือเมื่อมีการอัปเดต
ระดับความสำคัญ : ปานกลาง

6. ฝ่ายการตลาดและการขาย (Marketing & Sales)

บทบาทของ DPO : กำกับดูแลการใช้ข้อมูลลูกค้า
หน้าที่ของหน่วยงาน : ปฏิบัติตามนโยบายการคุ้มครองข้อมูลในกิจกรรมการตลาดและการขาย
เป้าหมายร่วมกัน : รักษาความเป็นส่วนตัวและความน่าเชื่อถือของข้อมูลลูกค้า
ความถี่ในการติดต่อ : รายไตรมาส
ระดับความสำคัญ : ปานกลาง

7. ฝ่ายบริการลูกค้า (Customer Service)

บทบาทของ DPO : ควบคุมการจัดการคำร้องข้อมูล
หน้าที่ของหน่วยงาน : ปฏิบัติตามแนวทางจัดการคำร้องขอสิทธิจากเจ้าของข้อมูลและการแจ้งเหตุการณ์การละเมิดข้อมูล
เป้าหมายร่วมกัน : รักษาความพึงพอใจและความเชื่อมั่นของลูกค้า
ความถี่ในการติดต่อ : รายไตรมาส
ระดับความสำคัญ : ปานกลาง

8. ฝ่ายตรวจสอบภายใน (Internal Audit)

บทบาทของ DPO : ทบทวนและประเมินการปฏิบัติตามนโยบาย
หน้าที่ของหน่วยงาน : ทำการตรวจสอบการปฏิบัติงานตามนโยบายคุ้มครองข้อมูลในแต่ละหน่วยงาน
เป้าหมายร่วมกัน : ป้องกันการละเมิดและสร้างความปลอดภัยข้อมูล
ความถี่ในการติดต่อ : รายปีหรือเมื่อมีเหตุจำเป็น
ระดับความสำคัญ : สูง

ด้วย DPO Matrix องค์กรจะสามารถจัดการข้อมูลส่วนบุคคลได้อย่างปลอดภัยและเป็นไปตามมาตรฐานสากล…เริ่มต้นสร้าง DPO Matrix เพื่อปกป้องข้อมูลสำคัญขององค์กรของคุณวันนี้ ติดต่อเราเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม

อ่านบทความอื่นๆ เกี่ยวกับ PDPA
ผิดกฎหมาย PDPA คดี JIB ลงดาบปรับจริง
สรุปประกาศกฎหมายลำดับรอง PDPA
ทำความรู้จัก “ผู้ประมวลผลข้อมูล” ในกฎหมาย PDPA