รู้หรือไม่? ใบเสร็จเล็กๆ มีความสำคัญกว่าที่คิด

การขายสินค้าหรือการให้บริการ มีหลักฐานที่เกี่ยวข้องได้แก่ ใบเสร็จรับเงิน ซึ่งเป็นใบรับที่แสดงการรับชำระเงินหากเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มก็จะต้องมีใบกำกับภาษีมาเกี่ยวข้องนอกเหนือจากใบเสร็จรับเงิน ลักษณะของใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษีจะต้องมีสาระสำคัญที่กฎหมายกำหนดไว้จึงจะถือว่าถูกต้อง สำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจะใช้ใบกำกับภาษีกับใบเสร็จรับเงินในฉบับเดียวกันก็ได้

ใบเสร็จรับเงินคืออะไร

ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) คือ เอกสารที่ผู้รับเงินออกให้เป็นหลักฐานแสดงว่าได้รับการชำระเงินเรียบร้อยแล้ว หรือลูกค้าได้ชำระเงินให้แล้ว ซึ่งรายละเอียดในใบเสร็จรับเงินต้องระบุข้อมูลสำคัญในการซื้อขาย ชื่อ-สกุล ที่อยู่อาศัย เลขประจำตัวผู้เสียภาษี วันที่ทำรายการซื้อขาย เลขที่ใบเสร็จรับเงิน และรายการสินค้าหรือบริการ โดยตามกฎหมายกำหนดให้ออกใบเสร็จรับเงินทุกครั้ง เมื่อราคาสินค้าหรือบริการมีมูลค่าตั้งแต่ 100 บาทขึ้นไป

ใบกำกับภาษีคืออะไร

ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) คือ เอกสารที่ผู้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม(VAT) จะต้องออกให้ผู้ซื้อสินค้าหรือบริการทุกครั้งที่มีการซื้อขายสินค้าหรือบริการ เพื่อเป็นหลักฐานแสดงมูลค่าของสินค้าหรือบริการนั้นๆ รวมถึงแสดงภาษีมูลค่าเพิ่มที่เก็บจากราคาของสินค้าหรือบริการในแต่ละครั้ง

ทำอย่างไรเมื่อซื้อของแล้วผู้ขายไม่ออกหลักฐาน

โดยทั่วไปแล้ว เอกสารที่มีหลักฐานการจ่ายเงินสมบูรณ์ถูกต้อง เป็นไปตามกฏหมาย และสรรพากรยอมรับ เอกสารรายจ่ายนั้นควรจะมีข้อความ ดังนี้

•   ชื่อที่อยู่ของผู้รับเงิน/ผู้ขาย

•   มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี หรือเลขบัตรประจำตัวประชาชนสำหรับบุคคลธรรมดา

•   มีชื่อที่อยู่ของผู้ซื้อ/ผู้จ่ายเงิน

•   มีรายละเอียดสินค้า/บริการ จำนวนเงิน

•   เป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับการประกอบธุรกิจ

แต่ก็มีบ้างที่เมื่อซื้อของหรือจ่ายเงินแล้ว ผู้รับเงินไม่ออกหลักฐานให้ ซึ่งสรรพากรได้กำหนดกรอบไว้ให้ผู้ประกอบการมีทางเลือก ดังนี้

•   ทำใบรับเงิน ระบุชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้รับ วันเดือนปีที่จ่าย รายการที่จ่ายเงินว่าจ่ายเป็นค่าอะไร จำนวนเงิน และลายเซ็นผู้รับเงิน

•   แนบสำเนาบัตรประชาชน

•   แนบหลักฐานการจ่ายชำระอื่นๆ ประกอบ เช่น สำเนาเช็ค สำเนาใบ pay-in slip

•   กรณีต้องมีภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่ต้องหัก ก็แนบสำเนาการหักภาษีประกอบด้วย

เรื่องของหลักฐานรายจ่ายมักจะถูกประเมินภาษีค่อนข้างบ่อย เช่น ใบเสร็จรับเงินไม่ระบุชื่อผู้ซื้อ ไม่มีหลักฐานการซื้อสินค้ามาแสดง ดังนั้นบริษัทต้องเลือกซื้อสินค้าจากผู้ประกอบการที่ลงบัญชีถูกต้อง ออกบิลสมบูรณ์ หรือทำตามหลักข้อหารือสรรพากร ก็จะทำให้หลุดรอดปลอดภัยจากบ่วงภาษีได้