เรื่องควรรู้! ก่อนจดทะเบียนย้ายที่อยู่บริษัท

เมื่อธุรกิจดำเนินการมาได้ระยะหนึ่ง แน่นอนว่าอาจมีเรื่องของการขยับขยายเปลี่ยนแปลงสถานที่เข้ามาเกี่ยวข้อง เพื่อให้ได้สถานที่ที่เหมาะสมที่สุด แต่ก่อนจะย้ายสถานที่ตั้งหรือก่อนจะดำเนินการจดทะเบียนย้ายที่อยู่บริษัท เจ้าของหรือผู้เกี่ยวข้องต้องรู้รายละเอียดเกี่ยวกับอะไรบ้าง มีขึ้นตอนและเอกสารอะไรต้องทำ ต้องใช้ และมีอะไรที่ควรระวัง เพื่อให้การย้ายที่อยู่ครั้งนี้เป็นไปอย่างถูกต้อง

เงื่อนไขสำหรับการย้ายที่อยู่บริษัทจดทะเบียน

การย้ายที่อยู่บริษัทนั้นมีหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ต้องทำเรื่องเปลี่ยนแปลงที่อยู่กับหน่วยงานที่สำคัญหลักๆ 3 หน่วยงาน ได้แก่ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กรมสรรพากร (กรณีเป็นบริษัทจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม) และสำนักงานประกันสังคม (หากเป็นนายจ้าง)

1.  การเปลี่ยนที่อยู่บริษัทกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

สำหรับการเปลี่ยนที่อยู่บริษัทกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้านี้ มี 2 กรณี คือ ย้ายที่อยู่ในจังหวัดเดิม และ ย้ายที่อยู่ข้ามจังหวัด

1.1  ย้ายที่อยู่ในจังหวัดเดิม

สามารถทำการยื่นคำขอจดทะเบียนแก้ไขที่อยู่บริษัทได้เลย โดยมีเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการดำเนินการ ดังนี้

•  คำขอจดทะเบียนบริษัทจำกัด (บอจ.1)

•  แบบคำรับรองการจดทะเบียนบริษัทจำกัด

•  รายการจดทะเบียนแก้ไขเพิ่มเติม และ/หรือ มติพิเศษ (บอจ.4)

•  แผนที่แสดงที่ตั้งสำนักงานแห่งใหญ่และสถานที่สำคัญบริเวณใกล้เคียงโดยสังเขป

•  สัญญาเช่า หรือ หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ (หากบริษัทไม่ได้เป็นเจ้าบ้าน)

•  สำเนาบัตรประจำตัวของกรรมการที่ลงชื่อในคำขอจดทะเบียน

•  สำเนาหลักฐานการเป็นผู้รับรองลายมือชื่อ (ถ้ามี)

•  หนังสือมอบอำนาจ (กรณีที่ไม่ได้ยื่นขอจดทะเบียนได้ด้วยตนเอง พร้อมผนึกอากรแสตมป์10 บาท)

1.2  ย้ายที่อยู่ข้ามจังหวัด

มีขั้นตอนสำคัญๆ ที่ต้องปฏิบัติดังนี้

•  แก้ไขเพิ่มเติมหนังสือบริคณห์สนธิ ข้อ 2 (สำนักงานของบริษัท) โดยจัดการประชุมผู้ถือหุ้นให้มีมติพิเศษ โดยออกหนังสือนัดประชุมผู้ถือหุ้นส่งทางไปรษณีย์ตอบรับหรือส่งมอบให้ทางผู้ถือหุ้นด้วยตนเอง และต้องพิมพ์โฆษณาลงหนังสือพิมพ์ท้องที่อย่างน้อย 1 คราวก่อนวันประชุมอย่างน้อย 14 วัน

•  จัดการประชุมผู้ถือหุ้น ต้องลงมติด้วยเสียงข้างมากไม่ต่ำกว่า 3 ใน 4 ของจำนวนเสียงทั้งหมดของผู้ถือหุ้น

•  ยื่นคำขอจดทะเบียนรายการแก้ไขเพิ่มเติมหนังสือบริคณห์สนธิข้อ 2 (สำนักงานของบริษัท) และจดทะเบียนรายการแก้ไขเพิ่มเติมที่ตั้งสำนักงานแห่งใหม่ โดยให้กรรมการที่มีอำนาจจดทะเบียนเป็นผู้ขอจดทะเบียน

เอกสารที่ต้องใช้ในการจดทะเบียนย้ายที่อยู่บริษัทข้ามจังหวัด มีดังนี้

•  คำขอจดทะเบียนบริษัทจำกัด (บอจ.1)

•  แบบคำรับรองการจดทะเบียนบริษัทจำกัด

•  รายการจดทะเบียนแก้ไขเพิ่มเติม และ/หรือ มติพิเศษ (บอจ.4)

•  หนังสือบริคณห์สนธิ (ฉบับแก้ไขเพิ่มเติม) ชำระค่าอากรแสตมป์ 50 บาท

•  แผนที่แสดงที่ตั้งสำนักงานแห่งใหญ่และสถานที่สำคัญบริเวณใกล้เคียงโดยสังเขป

•  สัญญาเช่า หรือ หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ (หากบริษัทไม่ได้เป็นเจ้าบ้าน)

•  สำเนาบัตรประจำตัวของกรรมการที่ลงชื่อในคำขอจดทะเบียน

•  สำเนาหลักฐานการเป็นผู้รับรองลายมือชื่อ (ถ้ามี)

•  หนังสือมอบอำนาจ (กรณีที่ผู้ขอจดทะเบียนไม่ได้ยื่นขอจดทะเบียนได้ด้วยตนเอง พร้อมติดอากรแสตมป์ 10 บาท)

สถานที่จดทะเบียนย้ายที่อยู่บริษัทกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

•  กรุงเทพมหานคร – ส่วนจดทะเบียนธุรกิจกลางกรมพัฒนาธุรกิจการค้า หรือ สำนักงานพัฒนาธุรกิจการค้าทั้ง 6 เขต

•  ต่างจังหวัด – สำนักงานพาณิชย์จังหวัด

•  ยื่นคำขอออนไลน์ ทาง ระบบจดทะเบียนนิติบุคคลทางอิเล็กทรอนิกส์ (e-Registration)

2.  การเปลี่ยนที่อยู่บริษัทกับกรมสรรพากร (ภ.พ.09)

ในกรณีเป็นบริษัทจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จำเป็นต้องยื่นคำขอเปลี่ยนแปลงทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.09) ต่อกรมสรรพากร โดยต้องแจ้งภายใน 15 วันก่อนทำการย้าย

ขั้นตอนการย้ายที่อยู่กับกรมสรรพากร มีขั้นตอนดังนี้

1)  ยื่นคำขอแจ้งย้ายออกจากที่ตั้งเดิม

2)  ยื่นคำขอแจ้งย้ายเข้าที่ตั้งใหม่

เอกสารที่ต้องใช้ในการจดทะเบียนย้ายที่อยู่กับกรมสรรพากร มีดังนี้

•  แบบคำขอแจ้งเปลี่ยนแปลงการจดทะเบียน ภ.พ.09 จำนวน 3 ฉบับ

•  ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ภ.พ.20 (เดิม)

•  สำเนาทะเบียนบ้านที่ตั้งสถานประกอบการ (ใหม่)

•  สัญญาเช่า หรือ หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ (หากบริษัทไม่ได้เป็นเจ้าบ้าน)

•  แผนที่แสดงที่ตั้งของสถานประกอบการโดยสังเขป พร้อมภาพถ่ายสถานประกอบการแห่งใหม่

•  สำเนาบัตรประชาชนของกรรมการผู้มีอำนาจลงนาม

•  สำเนาหนังสือรับรองการจดทะเบียนบริษัท ไม่เกิน 6 เดือน

•  หนังสือมอบอำนาจ (พร้อมติดอากร 10 บาท) และสำเนาบัตรประชาชนผู้รับมอบอำนาจ

สถานที่จดทะเบียนย้ายที่อยู่บริษัทกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

สำนักงานสรรพากรพื้นที่ หรือ สำนักงานสรรพากรพื้นที่สาขาที่สถานประกอบการตั้งอยู่ ในที่ตั้งเดิม และ ที่ตั้งใหม่

3.  การเปลี่ยนที่อยู่บริษัทกับสำนักงานประกันสังคม

กรณีบริษัทได้ทำการขึ้นทะเบียนกับสำนักงานประกันสังคมไว้ จะต้องทำการแจ้งย้ายที่อยู่กับสำนักงานประกันสังคม ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่มีการเปลี่ยนแปลงย้ายที่ตั้ง

เอกสารที่ต้องใช้ในการจดทะเบียนย้ายที่อยู่กับสำนักงานประกันสังคม มีดังนี้

•  แบบแจ้งเปลี่ยนแปลงข้อเท็จจริงนายจ้าง (สปส.6-15)

•  หนังสือรับรองบริษัท ฉบับที่อยู่ใหม่

•  แผนที่ตั้งใหม่

•  หนังสือมอบอำนาจ (กรณีที่ไม่ได้ยื่นขอจดทะเบียนได้ด้วยตนเอง)

สำเนาเอกสารที่ประกอบการจดทะเบียนย้ายที่อยู่ทุกฉบับ จำเป็นต้องให้ผู้ขอจดทะเบียนอย่างน้อย 1 คนลงลายมือชื่อรับรองความถูกต้อง ยกเว้นสำเนาบัตรประจำตัวหรือหลักฐานของการเป็นผู้ขอจดทะเบียน ให้เจ้าตัวผู้เป็นเจ้าของบัตรหรือผู้ขอจดทะเบียนอย่างน้อย 1 คนในการลงลายมือชื่อรับรองความถูกต้อง

ในการเป็นเจ้าของบริษัท ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการจดทะเบียนบริษัท หรือการย้ายที่อยู่บริษัท ถือเป็นเรื่องสำคัญที่ควรจะมีพื้นฐานความรู้ไว้ แม้ในปัจจุบันจะมีอาชีพรับจ้างเปลี่ยนที่อยู่บริษัท แต่ถ้าหากเรารู้ขั้นตอนดำเนินการที่ถูกต้องนั้น จะช่วยให้ทำได้ด้วยตัวเองโดยไม่ต้องสิ้นเปลืองงบประมาณ หรืออาจจะช่วยให้รู้เท่าทันในทุกขั้นตอนหากจำเป็นต้องจ้างบริษัทที่รับจดทะเบียนย้ายที่อยู่