Work From Home อย่างไม่สะดุด ไร้รอยต่อ เจ้าของธุรกิจควรเตรียมตัวอย่างไร?

เมื่อการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด-19 มีแนวโน้มเพิ่มขึ้นและยังกำหนดระยะเวลากลับสู่สถานการณ์ปกติไม่ได้ แน่นอนว่าย่อมส่งผลกระทบต่อทุกภาคส่วน โดยเฉพาะคนทำธุรกิจ เจ้าของบริษัท หรือแม้แต่พนักงาน ซึ่งหลายคนตกอยู่ในสภาวะวิตกกังวลเพราะไวรัสก็กลัว แต่งานก็ต้องทำ จะปิดออฟฟิศยาวๆ กักตัวหนีโควิด-19 ก็มีทั้งข้อมูล โปรแกรม ไฟล์งาน การประชุม และลูกค้าที่ทิ้งไม่ได้…การทำงานที่บ้าน หรือ Work From Home (WFH) จึงกลายเป็นทางเลือกสำคัญ แต่จะมีประสิทธิภาพมากขึ้น หากมีการเตรียมตัวอย่างดีและมีเครื่องมือที่เหมาะสม

เตรียมตัว WFH อย่างมีประสิทธิภาพ

การทำงานที่บ้าน ไม่ใช่การหยุดทำงาน บางออฟฟิศอาจไม่มีประสบการณ์ให้พนักงานทำงานที่บ้านมาก่อน จึงต้องมีการเตรียมตัวและสร้างความเข้าใจให้ตรงกันว่าเป็นการเปลี่ยนสถานที่ทำงานจากออฟฟิศมาเป็นที่บ้าน ทุกคนต้องพร้อมทำงานตามเวลาที่กำหนดไว้ และทุกอย่างต้องราบรื่นเสมือนนั่งทำงานอยู่ในออฟฟิศ
เจ้าของธุรกิจ

• อัพข้อมูลออนไลน์รองรับการใช้งาน

สำหรับบางองค์กรที่ไม่เคยให้พนักงานทำงานนอกสถานที่ คุ้นชินกับการเก็บงานไว้ในคอมพิวเตอร์ที่ออฟฟิศ เมื่อถึงเวลาต้อง Work From Home เจ้าของธุรกิจอาจใช้บริการเครือข่ายเสมือน ที่พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลกลางได้อย่างปลอดภัย ไม่ว่าจะทำงานอยู่ที่ไหน

• วางแผนการติดต่อสื่อสาร

การเลือกใช้เครื่องมือหรือแอปพลิเคชันในสถานการณ์ฉุกเฉิน สามารถรองรับการประชุม การนัดหมาย และการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยให้งานดำเนินไปได้อย่างราบรื่นเสมือนทำงานอยู่ออฟฟิศ ซึ่งนั่นได้ผลดีกับบริษัทที่คุ้นชินกับเทคโนโลยี แต่สำหรับบางบริษัทที่อาจไม่มีเวลาศึกษาเทคโนโลยีมากนัก แต่ต้องปรับตัวช่วงวิกฤติอย่างกะทันหัน อาจเลือกใช้บริการจากผู้เชี่ยวชาญที่สามารถซัพพอร์ตได้อย่างครอบคลุมทำให้งานไม่สะดุด

• จัดระบบระเบียบและกำหนดเวลาการทำงาน

เพราะ Work From Home ไม่ใช่การลาพักร้อน ไม่ใช่วันหยุดงาน แต่ขณะเดียวกันก็ไม่ใช่การทำงานตลอด 24 ชั่วโมง เจ้าของธุรกิจควรกำหนดระเบียบข้อตกลงการทำงานที่บ้านให้เข้าใจตรงกัน และมีเวลาการเข้าออกงานที่เหมาะสม

• จัดพื้นที่ทำงานเฉพาะกิจ

ในกรณีที่เกิดวิกฤติและไม่สามารถทำงานออนไลน์ได้จริงๆ เจ้าของธุรกิจควรจัดหาพื้นที่พิเศษเพื่อให้พนักงานมานั่งทำงาน พร้อมมีอุปกรณ์รองรับการใช้งานอย่างเพียงพอ รวมทั้งวิเคราะห์ความจำเป็นของระบบฐานข้อมูลที่ต้องใช้ และเปิดให้พนักงานสามารถเข้าถึงได้อย่างปลอดภัย

• ซ้อมให้ชัวร์ก่อนใช้จริง

เพราะสถานการณ์ฉุกเฉินมักมาแบบไม่ทันตั้งตัว บางองค์กรที่ไม่เคยทำ Work From Home มาก่อน ควรซักซ้อมโดยอาจลองเริ่มทำ 1 วัน เพื่อตรวจสอบดูว่าหากทุกคนเข้าโหมดทำงานที่บ้านแล้ว มีอะไรติดขัดหรือต้องปรับปรุงบ้าง เพื่อแก้ไขได้ทันท่วงทีและมีประสิทธิภาพเต็มร้อยหากต้อง WFH ในเวลาที่นานขึ้น

• เชื่อมั่นและมอบความไว้วางใจ

เมื่อตัดสินใจ Work From Home แล้วก็ควรเชื่อในความรับผิดชอบของทุกคนให้เต็มร้อย และไม่ควรคอยจับผิดซึ่งกันและกัน เพราะสุดท้ายผลงานที่มีคุณภาพและความสำเร็จที่เกิดขึ้นจะเป็นเครื่องพิสูจน์ที่ดีที่สุดแม้ไม่ต้องนั่งทำงานด้วยกัน
พนักงาน

• เตรียมอุปกรณ์และข้อมูลซัพพอร์ตการทำงานให้ราบรื่น

เมื่อเข้าโหมดทำงานที่บ้านทุกอย่างต้องพร้อมเสมือนอยู่ออฟฟิศ ไม่ว่าจะคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ ข้อมูลที่ใช้ประกอบการทำงาน และขาดไม่ได้คืออินเทอร์เน็ตที่จะเชื่อมให้คุณและผู้ร่วมงานคนอื่นๆ อัปเดตความคืนหน้ากันได้อย่างไม่สะดุด

• เตรียมสถานที่เข้าถึงบรรยากาศออฟฟิศเสมือน

จะช่วยเพิ่มแรงจูงใจในการทำงานที่บ้าน ทำให้สามารถนั่งทำงานได้อย่างมีสมาธิ และเอื้ออำนวยในการติดต่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้า รวมถึงการประชุม VDO Conference

• ปรับตัวให้เข้ากับรูปแบบการสื่อสาร

สำหรับบางคนที่ถนัดการพบเจอเพื่อคุยงาน อาจต้องปรับตัวเพื่อดึงเทคโนโลยีมาช่วยมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการโทร การแชต หรือวิดีโอคอล

• อัพเดตงานบนแพลตฟอร์มออนไลน์

เพื่อรายงานความคืบหน้าของงานและให้ผู้เกี่ยวข้องคนอื่นๆ สามารถดึงงานไปใช้หรือแก้ไขได้แบบ real time ง่ายต่อการเชื่อมต่องานและสะดวกต่อการ Work From Home

เครื่องมือสำคัญช่วย WFH

สำหรับองค์กรและคนทำงานแล้ว ทำอย่างไร? ให้การเชื่อมต่อทุกภาคส่วนของงานไม่สะดุด ขณะเดียวกันยังรักษาความปลอดภัยของทรัพยากรสำคัญในธุรกิจไว้ได้ไม่ว่าจะคน หรือข้อมูล มาดูกันว่ามีเครื่องมืออะไรที่จะช่วยซัพพอร์ต Work From Home ยุคโควิด-19 ได้บ้าง

1. Virtual Office Solution เชื่อมต่อข้อมูลส่วนกลางอย่างปลอดภัยจากที่บ้านเสมือนนั่งอยู่ในออฟฟิศ

ในกรณีที่มีเหตุการณ์ฉุกเฉินทำให้ต้อง Work From Home เป็นเวลานานๆ การเข้าถึงข้อมูลส่วนกลาง หรือการใช้งานระบบต่างๆ ของออฟฟิศที่ไม่สามารถเข้าใช้งานจากภายนอกบริษัทได้ด้วยเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล Virtual Office Solution จะสามารถช่วยให้ชาวออฟฟิศก้าวผ่านข้อจำกัดนี้ได้ด้วยคุณสมบัติต่างๆ

• สามารถใช้งานโปรแกรมต่างๆ ได้ทันที
• เข้าถึงไฟล์งานในเซิร์ฟเวอร์ได้จากทุกที่
• รองรับคอมพิวเตอร์ได้ทุกรุ่น ทุกยี่ห้อ
• ติดตั้งง่าย วันเดียวเสร็จ
• แค่ต่ออินเทอร์เน็ตก็เหมือนทำงานในออฟฟิศ
• มีรูปแบบบริการหลายขนาดตามจำนวนผู้ใช้งาน

2. Online Meeting รองรับการประชุมนัดหมาย การทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

โดยผู้ให้บริการจะมีโปรแกรมต่างๆ รองรับอย่างครอบคลุม และมีทางเลือกให้เจ้าของธุรกิจได้เลือกใช้งานทั้งแบบติดตั้งอย่างเดียว หรือจะให้สอนวิธีการใช้งานแต่บุคคลที่เกี่ยวข้องก็ได้ โดยคุณสมบัติของ Online Meeting สามารถรองรับงานได้หลายรูปแบบ

• ประชุม VDO Conference รองรับได้ทั้งมือถือและคอมพิวเตอร์
• กำหนดการนัดหมายในปฎิทินแจ้งเตือนผ่านอีเมล
• มีแอปพลิเคชันรองรับใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา
• แชร์ไฟล์เพื่ออัพเดตและแก้ไขร่วมกันได้อย่างรวดเร็ว
• ใช้งานได้แม้อินเทอร์เน็ตไม่แรงมาก

3. Forward Phone เชื่อมการติดต่อได้สะดวก ไม่สะดุดแม้ปิดออฟฟิศ

ซึ่งจะเน้นการให้ความสำคัญกับการติดต่อประสานงานไม่ว่าจะกับพาร์ทเนอร์ หรือลูกค้า ทำให้ธุรกิจสามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่นเมื่อ Work From Home

• โอนสายโทรเข้าออฟฟิศไปยังเบอร์มือถือที่กำหนดไว้
• รองรับเสียงตอบรับอัตโนมัติได้

WFH ไม่สะดุดเลือกใช้บริการจาก DiTC

การ Work From Home ให้เวิร์กอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อรองรับการปรับตัวทำงานหลากหลายรูปแบบไม่ว่าจะเป็น Virtual Office Solution, Online Meeting และ Forward Phone แล้วการเลือกผู้ให้บริการที่มีความเชี่ยวชาญและมีความน่าเชื่อถือก็เป็นสิ่งสำคัญซึ่งเจ้าของธุรกิจควรคำนึงถึง

• นโยบายการรักษาความลับที่เชื่อถือได้
• ราคาเข้าถึงได้ เหมาะกับบุคคลทั่วไปและธุรกิจหลายขนาด
• เลือกรูปแบบบริการได้หลากหลาย
• การเชื่อมต่อระบบเสถียร มีคุณภาพ
• บริการอย่างมืออาชีพ ด้วยประสบการณ์ยาวนาน
• ทีมงานได้รับใบรับรองด้านระบบเน็ตเวิร์กระดับโลก (Network Certificate)
• มีทีมงานดูแลและช่วยเหลือให้คำปรึกษาตลอด

>> สนใจใช้บริการคลิกที่นี่ : https://www.ditc.co.th/product-work-from-home/

ช่องทางการติดต่อเพื่อรับบริการจาก DiTC

เพื่อรับบริการให้คำปรึกษา และการติดต่อวางระบบการทำงานนอกสถานที่

โทรศัพท์ : 0 2555 0999
อีเมล : contact@ditc.co.th
เว็บไซต์ : www.ditc.co.th
ID Line : @ditc