เปลี่ยนออฟฟิศให้สมาร์ทด้วย Paperless office

เมื่อบรรดาออฟฟิศต่าง ๆ ตอบรับกระแสดิจิทัล 4.0 ซึ่งสิ่งที่ทำได้และเห็นผลชัดเจนก็คือ การใช้ระบบสารสนเทศมาใช้เพื่อลดการใช้กระดาษ และก้าวสู่การเป็น  paperless office ต่อไป

กระแสยุคดิจิทัล 4.0 กำลังเป็นที่ติดหูของใครหลายคน ซึ่งจริง ๆ แล้วบางเรื่องถูกทำมานานหลายสิบปีแล้วในหลาย ๆ องค์กร ซึ่งจากตัวอย่างที่จะยกขึ้นมาเปรียบเทียบให้เห็นภาพนั้นก็คือเรื่องของกระดาษ เพราะกระดาษเป็นสิ่งที่ใช้คู่กับการทำงานมานานแสนนาน แต่คุณรู้หรือไม่ว่าการใช้กระดาษนั้นมีต้นทุนที่สูง อีกทั้งยังสิ้นเปลืองทรัพยากรของออฟฟิศทั้งทางตรงและทางอ้อม ด้วยการเปลี่ยนเป็น Paperless office

ในช่วงเวลาที่ผ่านมาในหลาย ๆ ประเทศได้มีการรณรงค์เรื่องการใช้กระดาษให้ประหยัดในรูปแบบต่าง ๆ เช่น การนำกระดาษกลับมาใช้ใหม่ (Recycle) หรืออีกวิธีคือการนำกระดาษมาใช้ทั้งสองด้าน (Reuse) แต่ในโลกยุคปัจจุบันที่ระบบสารสนเทศมีอธิพลต่อการดำเนินชีวิตของมนุษย์มาก จึงมีระบบที่เรียกว่า Paperless เกิดขึ้นโดยที่ระบบดังกล่าวคือใช้แนวคิดในการลดการใช้กระดาษในทางตรง ลดการตีพิมพ์เอกสาร ลดการจัดเก็บจากการใช้พื้นที่ ไปสู่กระบวนการแบบดิจิทัลโดยสมบูรณ์แบบ

Paperless office มีหลักการง่ายๆ คือ การจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล เช่น การจัดเก็บเอกสารบน Cloud Server การจัดเก็บใน Harddisk , FlashDrive , CD , Management System และอื่น ๆ เพื่อเป็นการลดการใช้กระดาษอย่างสมบูรณ์แบบ ซึ่งหลักการดังกล่าวก็พบว่าได้รับความนิยม เช่น การรับข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบสลิปเงินเดือน ใบเสร็จค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เอกสารใบสั่งของ อีเมลสั่งงาน แบบประเมิน การแนบไฟล์สำเนาให้ผู้เกี่ยวข้องก่อนการเข้าประชุม เพื่อการเปิดดูแบบออนไลน์

จากการใช้ Paperless พบว่าในองค์กรใหญ่ ๆ สามารถลดปริมาณการใช้กระดาษได้ถึง 60 เปอร์เซ็นต์ ซึ่งเมื่อเทียบเป็นตัวเลขแล้วถือว่าไม่น้อย และองค์กรที่เห็นได้ชัดเจนเช่น ธนาคาร ที่เหมือนกับว่าการทำธุรกรรมจะเริ่มเปลี่ยนเป็นออนไลน์แบบสมบูรณ์แบบ ช่วยประหยัดเวลาได้ทั้งผู้ใช้และผู้ให้บริการ

เครื่องมือที่ยกตัวอย่าง สามารถให้คุณทำงาน สั่งงาน ติดตามงานแบบออนไลน์ได้ อีกทั้งใช้ได้ฟรี ยกตัวอย่างเช่น โปรแกรม Trello

โปรแกรม Trello เป็นโปรแกรมที่ทำงานแบบ Online โดยที่ผู้ใช้งานสามารถแนบไฟล์ บันทึกข้อมูลทั่วไป ระบุเวลาการทำ แจ้งเตือน ระบุผู้เกี่ยวข้อง จัดหมวดหมู่ ทำให้ผู้ใช้งานสามารถบริหารจัดการงานได้อย่างดีเยี่ยม อีกทั้งโปรแกรมสามารถใช้งานได้ฟรี ผู้ใช้งานสามารถออกแบบ Board ตัวเองได้อย่างไม่จำกัดอีก ซึ่งนอกจากการใช้บริหารงานแล้วยังสามารถแนบไฟล์เพื่อจัดเก็บข้อมูลได้อีกด้วย

ในที่นี้ยังมีโปรแกรมฟรี ๆ หรือโปรแกรมดี ๆ อีกมากมายที่สามารถนำไปใช้งานได้ตรงกับเงื่อนไขของงานที่วางไว้ สำหรับรายชื่อโปรแกรมที่เกี่ยวข้องกับ Paperless ก็มี M-Files DMS , eFileCabinet , Dokmee ,PaperPort Pro , PinPoint , Ademero , DocPoint , FileCneter Pro , Speedy Organizer , BlueDoc

คุณสามารถนำรายชื่อโปรแกรมดังกล่าวไปค้นหาและศึกษารายละเอียดการทำงานของโปรแกรมได้นะครับ

เกี่ยวกับผู้เขียน :  พีระพัสตร์ อุดมพิทักษ์  คอลัมนิสต์รับเชิญที่จะนำข้อมูลน่าสนใจด้านไอทีมาแนะนำ ปัจจุบันเเป็นผู้จัดการฝ่ายพัฒนาธุรกิจ บริษัท ดีไอทีซี จำกัด