ปรับตัวเพื่อก้าวสู่ HR Digital

การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในยุุคดิจทัลจะเข้ามาส่งผลกระทบต่องาน  HR อย่างไร คนทำงาน HR ผู้บริหาร จนถึงเจ้าของกิจการ ต้องรู้และเตรียมพร้อม

ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีที่รวดเร็วไม่เพียงแต่ผลกระทบต่อชีวิตส่วนตัวเท่านั้น  ชีวิตการทำงานก็เช่นกัน เราจึงต้องปรับตัวกับการนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการทำงานมากขึ้น มีโปรแกรมการทำงานที่ทันสมัยต่าง ๆ ไปจนถึงหุ่นยนต์ก็เริ่มเข้ามาทดแทนการทำงานของคนมากขึ้นเรื่อย ๆ ซึ่งแน่นอนว่าย่อมมีผลกระทบต่อคนที่จะเข้ามาทำงานอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ แล้วการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจะเข้ามาส่งผลกระทบต่องาน  HR อย่างไร คนทำงาน HR ผู้บริหาร จนถึงเจ้าของกิจการ จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างเพื่อเข้าสู่ยุคดิจิทัลกันอย่างเต็มตัว เราลองมาดูกันครับ

บริหารทรัพยากรบุคคลแม่นยำด้วยฐานข้อมูล

หลายองค์กรเริ่มนำเอาข้อมูลพนักงานในด้านต่าง ๆ มาใช้วิเคราะห์มากขึ้น ไม่ใช่แค่จัดเก็บไว้เฉยๆ แล้วรอวันทำลาย แต่มีการนำเอาข้อมูลที่มีอยู่มาแยกแยะ จัดกลุ่ม วิเคราะห์เปรียบเทียบ เพื่อที่จะได้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับพนักงาน เช่น เรื่องของการลาป่วย ลากิจ และการลาต่างๆ สถิติการเจ็บไข้ได้ป่วยของพนักงาน ช่วงอายุของพนักงานกับการเบิกจ่ายสวัสดิการ ฯลฯ ข้อมูลเหล่านี้หากเราไม่ใช้ระบบ AI เข้ามาช่วยในการวิเคราะห์คงทำด้วยตนเองได้ยาก แต่ด้วยระบบที่ดีและทันสมัยในปัจจุบันทำให้เราสามารถวิเคราะห์ได้ข้อมูลเชิงลึกกว่าเดิมมาก และสามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาใช้สำหรับการพยากรณ์ วางแผน ป้องกันปัญหาต่าง ๆ ทางด้านการบริหารทรัพยากรบุคคลที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้อย่างชัดเจน

สรรหาพนักงานผ่าน Social Media

เมื่อเข้าสู่ยุคดิจิทัลเรื่องของการสรรหาและคัดเลือกพนักงานก็ต้องมีการทำให้ทันสมัย ใช้ช่องทางใหม่ๆ ในการหาคนและคัดเลือกคน โดยเฉพาะ Social Network ต่างๆ ซึ่งหากนำมาใช้ในการทำงานอย่างจริงจัง เปลี่ยเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราสรรหาและคัดเลือกพนักงานได้อย่างเหมาะสมยิ่งขึ้น บริษัทใดที่ยังคงใช้ช่องทางในการสรรหาพนักงานแบบเดิมๆ อยู่ คงต้องเริ่มมองหาช่องทางใหม่โดยอาศัยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีเหล่านี้ให้เป็นประโยชน์ เช่น LinkedIn หรือ Facebook ช่องทางเหล่านี้ช่วยให้เราเจอกับบุคคลที่เหมาะสมได้ไม่ยาก ทำให้เราเข้าถึงกลุ่มบุคคลต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วและตรงกลุ่มเป้าหมาย อีกทั้งยังทำให้เรามองเห็นตัวตนที่แท้จริงของคนแต่ละคนผ่านสิ่งที่เขาโพสต์และแชร์ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการหาคนเข้าทำงานกับองค์กรอย่างมาก

พัฒนาพนักงานด้วย Digital Tools  

ยุคนี้เราสามารถที่จะพัฒนาพนักงานโดยไม่ต้องส่งพนักงานไปข้างนอกบริษัทเลยก็ยังได้ แต่พนักงานสามารถเรียนรู้ผ่าน E-learning หรือการเรียนหนังสือผ่านเว็บไซต์ที่ได้มาตรฐาน นอกจากนี้ในอนาคตอาจมีการให้ AI สร้างสถานการณ์จำลองหลากหลายรูปแบบเพื่อทดสอบพนักงานในด้านต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการให้บริการลูกค้า ก็อาจมีการสร้างสถานการณ์จำลองขึ้นเพื่อให้ผู้เรียนเข้าถึงวิธีการด้วยตนเองได้มากขึ้น สัมผัสกับภาพเสมือนจริงมากขึ้นได้

ระบบทรัพยากรบุคคลช่วยให้ง่ายขึ้น   

ระบบต่าง ๆ ในการบริหารคน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการขอลา การขออนุมัติต่างๆ การบริหารค่าจ้างเงินเดือน ข้อมูลประวัติพนักงาน การประเมินผลงาน ฯลฯ สิ่งเหล่านี้เราสามารถบริหารจัดการผ่านระบบได้ทั้งหมดโดยไม่จำเป็นต้องใช้คนหรือใช้เอกสารอีกต่อไป บางบริษัทเริ่มเชื่อมระบบเหล่านี้เข้ากับโทรศัพท์มือถือของพนักงานแต่ละคน พนักงานสามารถเข้าระบบจากที่ไหนก็ได้เพื่อทำเรื่องขอลา เรียกดูข้อมูลของตนเอง หรือขออนุมัติต่างๆ

เชื่อมระบบการทำงานนอกออฟฟิศ

สิ่งที่เกิดขึ้นและหลีกเลี่ยงไม่ได้เลยในอนาคตก็คือระบบที่พนักงานสามารถเข้าถึงเพื่อทำงานได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนของโลก ปัจจุบันนี้มีหลายบริษัทให้พนักงานบางกลุ่มเริ่มทำงานที่บ้านได้เป็นบางวัน และสามารถทำงานได้ไม่ว่าจะอยู่ในหรือนอกบริษัทก็ตาม เมื่อระบบเหล่านี้เกิดขึ้นระบบการบริหารทรัพยากรบุคคลที่เหมาะสมก็ต้องเกิดขึ้นด้วยเช่นกัน

Paperless HR

จากเดิมที่ฝ่ายบุคคลจะต้องมีเอกสาร มีแบบฟอร์มกระดาษจำนวนมาก ตั้งแต่ใบสมัคร ใบประเมิน แบบฟอร์มใบขอลา และแบบฟอร์มอะไรต่อมิอะไรอีกมากมาย แต่เมื่อ AI สามารถเข้ามาช่วยทำงานได้ ก็ไม่จำเป็นที่ต้องใช้ฟอร์มกระดาษกันอีก นอกจากนี้ เมื่อมีการกรอกฟอร์มต่างๆ  AI ก็สามารถส่งข้อมูลเข้าไปประมวลผลได้ทันทีโดยไม่ต้องใช้คนช่วยอีกด้วย

บางส่วนจากบทความ “HR ก้าวไปสู่ยุค HR Digital…ยังไงก็ปฏิเสธไม่ได้” โดย อาจารย์ประคัลภ์ ปัณฑพลังกูร กรรมการผู้จัดการ บริษัท ธิงค์ พีเพิล คอนซัลติ้ง จำกัด ที่ปรึกษา อาจารย์พิเศษ วิทยากรด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล  Section : Cover Story Column : Cover Story

อ่านบทความฉบับเต็มได้ใน… วารสาร HR Society magazine ปีที่ 16 ฉบับที่ 187 เดือนกรกฎาคม 2561